Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


 Опыт использования технологий документооборота и управления работами в комплексных решениях

Презентация выступления

Пронин Александр Юрьевич,
начальник отдела внедрения СУИ, Компания "АНД Проджект"

Решение на базе SiTex обеспечивает полный цикл автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности предприятия и организации, интеграцию информационных ресурсов по принципу "единого окна" и поддержку принятия решения, в том числе:

    • Управление документами – описание документов и маршрутов обработки (бизнес-процессов), поддержка всего жизненного цикла документа от создания до отправки в архив, журналирование всех действий с документом;
    • Управление контентом – наличие средств CMS, позволяющих организовать полноценный Интернет/Интранет-портал, включая поддержку механизмов утверждения и контроля публикации документов, материалов, поддержку форматов обмена новостей (RSS, RDF) и т.д.
    • Создание единого портала организации/предприятия – интеграция информационных ресурсов, обеспечение доступа сотрудников к ним по принципу "единого окна" строго в соответствии с должностными обязанностями.
    • Управление бизнес-процессами – автоматизации бизнес-процессов предприятия/организации, создание кросс-системных бизнес-процессов.
    • Обеспечение коллективной работы – публикация материалов и документов, организация дискуссий по документам.
    • Формирование рабочего места сотрудника – выделение всех документов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь, организация единой точки входа ко всем ресурсам.

Отличительные характеристики SiTex Документооборот, созданного на базе инструментальной системы быстрой разработки распределенных приложений SiTex Workflow:

    • Гибкая настройка на любые маршруты обработки документов (бизнес-процессы) и любые карточки объектов; поддержка любых видов классификаторов (плоских и иерархических), . Настройка без останова системы.
    • Встроенные средства интеграции с внешними системами (наличие визуальных мастеров интеграции, интеграции на уровне хранилища данных (БД, файлов CSV, XML и т.д.), API, файла обмена).
    • Портальное решение, организация документооборота с использованием Интернет-браузера.
    • Задачи пользователя – в любой момент сотрудник может видеть перечень документов, представленных ему на рассмотрение или задач, ему назначенных и управлять ими;
    • Максимум визуальных средств – наличие визуальных редакторов бизнес-процессов, мастера интеграции, редактора описания классов объектов (карточек документов и др.), формы представления (HTML- и WYSIWYG-редакторы).

SiTex Документооборот обеспечивает автоматизацию документооборота и делопроизводства в соответствии с существующей Российской нормативно-правовой базой и ГОСТ, обеспечивая решение задач:

Организация работы с документом на протяжении ЖЦ

    • создание документа (регистрация карточки документа, загрузка файлов документа, назначение маршрута обработки);
    • регистрация бумажных документов и их физического расположения;
    • регистрация входящей корреспонденции (в т.ч., интеграция с MS Outlook);
    • формирование версий документа, восстановление из выбранной версии;
    • подготовки и редактирования текста документа с использованием MS Office;
    • отправление документа по фиксированному маршруту или обработка документа по принципу свободной маршрутизации (путем назначения поручений);
    • выполнение операций над документом в соответствии с маршрутом (согласовать, утвердить, подписать и т.п.);
    • добавление аннотаций к документу;
    • назначение и исполнение поручений по документу;
    • формирование твердой копии документа;
    • отправка в архив строго в соответствии с номенклатурой дел предприятия/организации.

Организация коллективной работы с документом

    • рассылка документов с помощью встроенной службы;
    • публикация документов на портале, организация дискуссий по документам.

Контроль обработки и утверждения документа, контроль поручений:

    • назначение, лиц, ответственных за контроль работ по документу;
    • автоматический анализ плановых и реальных сроков операций;
    • ведение журнала документов, срок работы над которыми истек;
    • журналирование всех операций по документу;
    • сквозной контроль исполнения в территориально-распределенных подразделениях.

Формирование резолюции по документу:

    • определение плановых сроков;
    • назначение исполнителей поручения;
    • назначение, лиц, ответственных за контроль исполнения.

Организация доступа к документам, поручениям и т.п.:

    • наличие раздела "Задачи пользователя", обеспечивающего доступ и управление текущими заданиями сотрудника;
    • полнотекстовый и атрибутивный поиск;
    • динамическое формирование иерархий документов;
    • авторубрикация документов;
    • организация удаленного доступа к документам.

Дополнительные возможности:

    • Наличие механизма уведомлений;
    • Поддержка и ведение внешних контактов;
    • Возможность донастройки до проектно-ориентированного документооборота.

Гибкие средства настройки документооборота без останова системы:

    • Описание любых объектов (карточек документов и т.п.) на базе объектно-ориентированного подхода с помощью визуальных средств.
    • Настройка представления объектов в системе (от формы карточки документа до иерархии папок в системе);
    • Работа с любыми (плоскими и иерархическими) классификаторами и справочниками, наличие средств описания, импорта и настройки;
    • Настройка описания организации/предприятия, штатного расписания, введение всех сотрудников;
    • Тесная интеграция подсистемы безопасности с описанием организации;
    • Встроенный редактор отчетов и форм документов;
    • Наличие графического дизайнера маршрутов;
    • Возможности описания любых маршрутов обработки документов: с параллельными и последовательными процессами, подпроцессами, с динамической маршрутизацией.

Преимущества платформы продукта (функциональность):

    • Распределенность.
    • Масштабируемость
    • Кроссплатформенность
    • Безопасность
    • Соответствие стандартам (XML, рекомендациям WFMC и т.п.)
    • Встроенные средства расширения функциональности, в т.ч. без программирования
    • Встроенные средства архивирования
    • Наличие механизма пакетов обновлений
    • Многоязычность
    • Открытость

Подсистема

Описание и особенности реализации

Подсистема хранения: организация хранения данных

Sitеx дает возможность абстрагироваться от того, на каких физических устройствах хранятся данные и как они логически организованы (в виде набора файлов, таблиц БД). Пользователь оперирует только понятиями предметной области – например, "отдел", "сотрудник", "приказ", "служебная записка".

Подсистема управления потоками работ

  • Формирование хранилища данных об организации (структуры, штатного расписания, работников) с учетом территориальной распределенности.
  • Формирование хранилища информационных массивов организации.
  • Реализация управления потоками работ над объектами информационного хранилища.

Подсистема безопасности: разграничение и контроля доступа

  • Authentication - определение подлинности пользователя при помощи пары значений логин / пароль
  • Authorization - определение полномочий пользователя при доступе к объектам системы
    Полномочия настраиваются как для отдельных Пользователей, так и для Групп пользователей и Ролей, возможна настройка для Должностей
  • Accounting – журналирование всех событий приложения, в том числе активности подсистемы безопасности
  • Поддержка внешних провайдеров безопасности

Подсистема репликации:
синхронизация данных в удаленных хранилищах

Собственный механизм репликации обеспечивает создание единых территориально распределенных систем. Возможна репликация on-line и в off-line, в т.ч. через сменные носители

Менеджер транзакций: контроль и обеспечение целостности данных

Собственный менеджер транзакций позволяет контролировать целостность данных (возможен откат к предыдущему нормальному состоянию), защиту от технических сбоев оборудования. Он также необходим для контроля выполнения важных удаленных операций – например, финансовых проводок.

Менеджер блокировок

Собственный менеджер блокировок обеспечивает совместную работу над документами

Средства интеграции

Sitex WF рассчитан на взаимодействие со смежными нформационными системами. Он имеет открытый API, предлагает настраиваемый  интерфейс для организации обмена данными, в том числе XML

Планировщик

Собственный Планировщик позволяет строить системы, ориентированные на обработку событий – такие, как управление потоками работ

Подсистема метаописания

Позволяет описывать как новые классы, так и классы – наследники имеющихся в системе с помощью визуальных средств.

SiTex Документооборот используется:

    • В АИС Электронный Социальный Регистр Населения Санкт-Петербурга
    • В рамках проекта "Электронный Тольятти" в настоящее время ведутся работы над 2 системами . - Документооборот мэрии г.Тольятти и Портал Органов Местного самоуправления г. Тольятти.
    • В проекте "Оптимизация управленческих бизнес-процессов муниципального образования на базе модели WorkFlow (управления потоками работ)" в г. Братск



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать