Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Автоматизация бизнес-процессов на платформе Documentum

 Шилов Виталий Сергеевич,
менеджер проектов компании "КРОК"

Введение: необходимость управления деловыми процессами

Сегодня во многих организациях пытаются автоматизировать деловые процессы с помощью имеющихся у них решений для управления корпоративным контентом (ECM), интеграции разрозненных приложений и процессов и применения ECM-системы для регулирования расширенных корпоративных бизнес-процессов.

В примерах деловых процессов, которые могут быть значительно усовершенствованны или даже сделаны возможными благодаря автоматизации, нет недостатка. На производстве - это многие из процессов управления оборудованием, запуска новой продукции, отслеживания конструкторских изменений, поиска документации и заказа сырья. В правительственных учреждениях - это управление делами правоохранительных органов, обработка заявлений на получение разрешений и лицензий на ведение бизнеса, выдача социальных пособий и другие. А в финансовых компаниях - обработка страховых требований, подготовка документов по займам, заключение договоров, проведение программ контроля и т.д.

Задачи управления деловыми процессами

Некоторые деловые процессы сфокусированы на жизненном цикле контента. Так, выпуск пресс-релиза обычно представляет собой типовой процесс, в котором задействована команда сотрудников из разных подразделений компании. Эта команда пишет текст пресс-релиза, проверяет его, редактирует и публикует. Похожие процессы имеют место при публикации информации в Web, внесении изменений в стандартные технологические процессы, разработке маркетинговых материалов или технической документации. При управлении бизнес-процессами часто используется технология обработки изображений. Она получила широкое распространение как средство автоматизации сканирования и распознавания содержимого документов и форм, в частности, при обработке страховых исков, подготовке счетов к оплате и документов по займам.

Существуют и другие деловые процессы, которые хотя и не сосредоточенны на жизненном цикле контента, но используют его и охватывают различные корпоративные приложения. Выпуск новой продукции, к примеру, включает в себя управление жизненным циклом продукции, планирование требований к производству, публикацию технической документации и другие задачи. Публикация технической документации является контентно-ориентированным подпроцессом процесса выпуска новой продукции и представляет собой важный его элемент. Среди других подпроцессов этого процесса - управление спецификациями, наладка технологических операций, согласование условий договоров с поставщикам и т.п. Во многих из них почти либо совсем не используется неструктурированный контент.

Как видно, цель управления деловыми процессами (BPM) в контексте управления корпоративным контентом - полностью управлять контентно-ориентированными процессами и активно участвовать в управлении процессами, выводящими за эти рамки.

Преимущества управления деловыми процессами

Решение по управлению бизнес-процессами обеспечивает ряд преимуществ, среди которых:

    • Меньшая общая стоимость владения (TCO) по сравнению с существующими мейнфреймными приложениями;
    • Повышение эффективности деловых процессов путем их автоматизации;
    • Рост производительности труда и более эффективное выполнение сотрудниками функций, полностью или частично охватываемых рамками деловых процессов;
    • Снижение затрат на обработку данных благодаря автоматизации и росту производительности;
    • Упрощение работы сотрудников, ликвидация необходимости их обучения многим сложным операциям за счет оптимизации деятельности в результате тесной интеграции процессов;
    • Строгое следование корпоративной политики и регулятивным нормам, обеспечиваемое автоматическим аудитом и контролем версий.
    • Возможность быстрой настройки деловых процессов согласно изменившейся деловой конъюнктуре без сложного проектирования и программирования.

Documentum Workflow

Documentum предлагает своим заказчикам для поддержки контентно-ориентированных процессов мощную технологию workflow (автоматизации деловых процессов). Технология workflow была доступна пользователям корпоративной платформы управления контентом Documentum начиная с ее первых версий. И сегодня все в большем и большем числе компаний из различных сфер деятельности понимают, что управление деловыми процессами является необходимым требованием к корпоративной программной инфраструктуре, которое обеспечивает успех благодаря гибкой, активной и эффективной работе. В ряде фирм уже применяют workflow-технологию Documentum для управления деловыми процессами особой важности, например публикацией Web-контента, контролем стандартных технологических процессов и соблюдением норм Управления по контролю за продуктами и лекарствами. Возможность интегрировать контентно-ориентированные процессы в более общие процессы, охватывающие несколько приложений и предприятий, - основная потребность заказчиков, над удовлетворением которой в Documentum активно работают.

Workflow-технология Documentum позволяет автоматизировать деловые процессы, использующие несколько хранилищ и серверов: в один процесс могут быть вовлечены географически удаленные сотрудники, обрабатывающие и создающие знания, распределенные приложения и контент, находящийся в различных хранилищах. Пользователи узнают о любом делегированным им задании, являющимся частью делового процесса, по электронной почте или из почтового ящика Documentum. Documentum Workflow Manager (Менеджер автоматизированных деловых процессов) предоставляет совершенное средство моделирования процессов с настольным и Web-интерфейсами, а также возможность проектировать автоматизированные деловые процессы с помощью Microsoft Visio. Благодаря этому пользователям для построения диаграмм деловых процессов не потребуется изучать новую среду разработки, и они смогут без проблем импортировать готовые диаграммы в хранилище Documentum как новые workflow-объекты.

Сравнение технологий workflow и BPM

Технология автоматизации деловых процессов (workflow) известна уже более десяти лет, однако и сегодня порой нет четкого понимания разницы между ней и управлением деловыми процессами (BPM). Отчасти это обуславливается тем, что workflow является ключевым компонентом BPM, однако законченное решение по управлению бизнес- процессами не может основываться только на этой технологии.

Корни workflow лежат в управлении документами и автоматизации делопроизводства. Обычно ее рассматривают как технологию для автоматизированной маршрутизации заданий и документов от одного лица к другому с помощью программных инструментов моделирования процессов. Коалиция WfMC (The Workflow Management Coalition), авторитетная организация, которая занимается разработкой стандартов в индустрии автоматизации деловых процессов, дает следующее определение workflow:

Частичная или полная автоматизация деловых процессов, когда документы, информация или задания направляются от одного участника к другому, которые выполняют по ним определенные операции, согласно своду процедурных правил.

BPM добавляет к технологии workflow критически важный компонент - интеграцию. Интеграция разрозненных систем, организаций и приложений выступает характерной чертой большинства деловых процессов. Технология EAI (интеграции корпоративных приложений) позволяет объединить данные отдельных систем. Однако в большинстве бизнес-процессов задействованы более двух систем (двухточечной интеграции недостаточно), обрабатываются производимые людьми действия, используется неструктурированный контент и существуют процедурные правила, определяющие интеграцию и последовательность выполняемых пользователями работ. Кроме того, современные технологии workflow и EAI поддерживают только такой контент, как c XML или транзактные данные, и игнорируют важные стороны управления неструктурированным контентом, а именно генерацию метаданных, управление компонентами XML и жизненным циклом, контроль версий, безопасность документов и совместную работу. Технология автоматизации деловых процессов специально предназначается для предписывающей маршрутизации заданий и документов по цепочкам пользователей, работающих над ними, но возможность реагировать на связанные с контентом события, в том числе изменение этапа жизненного цикла или упаковку виртуального документа, - прерогатива BPM. Таким образом, управление деловыми процессами представляет собой комбинацию технологий автоматизации деловых процессов, интеграции корпоративных приложений и управления контентом, объединяющую всех участников: людей, контент и приложения.

Требования к управлению деловыми процессами

Особенности деловых процессов таковы, что управление ими должно осуществляться на уровне, отдельном от систем и приложений. Обычно деловые процессы охватывают несколько организаций, систем и приложений. Часто они бывают длительными: на их выполнение могут уходить дни, месяцы и даже годы. Со временем бизнес-процессы нужно модифицировать, например, с целью приведения в соответствие с изменившимися нормами или повышения производительности. Поэтому жесткое задание правил управления деловыми процессами на уровне приложений не только обременительно для разработчиков, но и почти невыполнимо. Если же перенести контроль над процессами с отдельных приложений на более высокий уровень, BPM-система сможет четко и своевременно распределять задания между людьми, приложениями и системами. Более того, правила и маршруты деловых процессов можно будет быстро модифицировать, отследить изменения, не затрагивая при этом сотрудников, установленные системы и приложения. Таким образом достигается высокая гибкость. Ко всему прочему, управление процессами на уровне BPM ведет к таким высоким показателям непротиворечивости, повторного использования и надежности, которых сложно добиться другим путем.

BPM-система должна поддерживать самые разнообразные процессы: от специальных до в большой мере структурированных и сложных. А в целом, к системе управления деловыми процессами выдвигаются перечисленные ниже требования.

Понимание и обработка структурированного и неструктурированного контента: документов, XML-информации, Web-страниц, форм, записей, изображений и мультимедийных файлов. BPM-решение должно быть чувствительно к контентным событиям, уметь на них реагировать, при необходимости запуская деловые процессы. Например, получение от городской администрации разрешения на проведение массового мероприятия (скажем, спортивного соревнования) - обычно длительный процесс, в ходе которого создается и рассматривается огромное количество бумажных документов. Но BPM-решение позволяет создать эффективные маршруты движения заявлений на проведение мероприятий между органами федерального и местного управления с помощью модуля автоматизации деловых процессов и обеспечить при этом безопасную совместную работу, используя возможности контроля версий, редактирования и аннотирования документов, проставления цифровых подписей и контроля доступа к каждому представленному на рассмотрение заявлению. Решение для управления деловыми процессами от компании Documentum поставляется вместе с платформой управления корпоративным контентом (ECM), что обеспечивает управление неструктурированным контентом и дает модель интеграции компонентов и архитектуру SOA, позволяющие интегрировать транзактные данные и процессы.

Технология для проектирования деловых процессов с помощью простых графических инструментов позволяет самим пользователям, "владельцам" деловых процессов, тестировать, оптимизировать и изменять свои процессы без участия программистов. В системе Documentum имеется полнофункциональная среда проектирования процессов с простыми графическими инструментами. У этой среды предусмотрено два интерфейса: настольный и Web.

Платформа для выполнения автоматизированных процессов, по большей части распределенных и длительных. Включает в себя возможности оценки правил процессов и своевременное делегирование задач в соответствующие системы и соответствующим исполнителям. Если процессы длительные, очень важно гарантировать правильное выполнение всех их шагов в течении долгого времени, т.е. надежность. А для распределенных процессов, охватывающих несколько хранилищ, на переднем плане координация шагов. Интегрированная платформа выполнения процессов Documentum, часть платформы ECM, использует хранилище Documentum для надежной поддержки выполнения длительных и распределенных процессов.

Мониторинг процессов позволяет наблюдать за ходом процессов в реальном времени. В системе BPM необходимо иметь возможность производить расширения и модификации динамично, как того требуют обстоятельства. Documentum предлагает графические инструменты мониторинга и управления деловыми процессами.

Интеграция систем и людей. Необходима быстрая интеграция пакетных приложений и других корпоративных информационных систем, а также возможность вручную распределять списки работ и заданий. Documentum предоставляет унифицированный набор интеграционных компонентов, упрощающий связь между сотрудниками, между системами и между сотрудниками и системами, а также и набор компонентов Web- и настольного интерфейсов, делающих взаимодействие пользователей с системой удобнее, в частности при управлении очередями работ. В Documentum поддерживаются открытые стандарты и протоколы HTTP/S, SMTP, JMS, FTP И Web Services, обеспечивающие простую интеграцию с ведущими системами обмена сообщениями и EAI.

Совместная работа с другими системами деловых процессов. Процессы, управляемые одной системой часто взаимодействуют с процессами, управляемыми другими системами. К примеру, счет, создаваемый при выполнении бизнес-процесса, управляемого системой ERP (управления ресурсами предприятия), направляется на утверждение в процесс, организуемой системой Documentum, после эта система направляет его обратно в ERP. В Documentum имеется набор интерфейсов прикладного программирования (APIs) для интеграции процессов. Система Documentum поддерживает открытые стандарты разработки и выполнения бизнес-процессов, что позволяет интегрировать ее с другими BMP-решениями.

Инструменты аудита, составления отчетов и анализа. Решения для управления деловыми процессами должны включать в себя совершенные инструменты аудита и протоколирования операций деловых процессов, составления по ним отчетов и выполнения аналитических расчетов, позволяющих оптимизировать процессы. Documentum предлагает передовые средства контроля, в том числе отслеживания деловых процессов, интеграции и контентных событий, а также доступ к высококлассным инструментам анализа и составления отчетов, открываемый благодаря поддержке стандартов JDBC, ODBC и ADO.NET. Поставляются и готовые стандартные и разрабатываемые пользователем отчеты.

Среди требований к BPM надо сказать также о возможностях управлять условными, параллельными и последовательными маршрутами из приложений или вручную, а также постоянного усовершенствования процессов контролируемым и структурируемым образом.

Решение Documentum для управления деловыми процессами

Documentum предлагает обширный набор интегрированных в платформу управления контентом функциональных возможностей для управления всем жизненным циклом деловых процессов. Основные компоненты решения Documentum BPM представлены на рис. 1.

Рисунок 1. Основные компоненты Documentum BMP

В Documentum BPM имеются разнообразные средства обеспечения взаимодействия пользователей, в том числе система совместной работы, электронные формы и портальные компоненты. Наряду с ними данное решение предлагает унифицированные средства интеграции с другими системами и высококлассные средства автоматизации сложных деловых процессов и правил. Все перечисленные уровни (см. рис. 4) объединены в единую инструментальную среду, в которой можно разрабатывать, обслуживать и оптимизировать приложения BPM.

Интеграция деловых процессов

Documentum дает пользователям несколько механизмов и каналов, упрощающих интеграцию процессов и приложений в системе управления деловыми процессами. Процессы Documentum могут отвечать на действия пользователей внешних приложений и деловых процессов, а также выступать частью внешних деловых процессов других систем, например управления ресурсами предприятия (ERP). Они могут также активировать процессы или транзакции во внешних приложениях. Решение Documentum поддерживает разнообразные возможности интеграции процессов через открытые стандарты - Web-сервисы, межкорпоративные автоматизированные деловые процессы, JMS, SOAP, HTTP/S, SMTP, компоновку (агрегацию) и распространение контента (см. рис. 3).

Рисунок 2. Каналы интеграции Documentum BMP

Роль пользователей в деловых процессах

Хотя от полной автоматизации деловых процессов ждали достижения максимальной эффективности, сокращения расходов и надежности, она редко оказывалась практически целесообразной и желательной. В действительности, во многие деловые процессы при определенных обстоятельствах требуется вмешательство людей. Эти взаимодействия могут включать в себя такие операции, как обработка исключительных ситуаций или совместное принятие решений. Поэтому BPM-решение нельзя считать законченным, если оно не поддерживает гибкие контекстуальные взаимодействия пользователей с системой Уведомления

Уведомления - один из наиболее распространенных путей вовлечения конечных пользователей в автоматизированные процессы. От пользователей (в зависимости от маршрутов процессов и бизнес-правил) требуется выполнять определенные задачи, являющиеся частями деловых процессов. Задачи бывают самыми разнообразными: от редактирования, проверки и утверждения контента до решений, определяющих следующий шаг делового процесса.

Пользователи Documentum могут получать уведомления по-разному. Некоторые предпочитают почтовый ящик Documentum, находящийся прямо на экране настольного интерфейса Documentum и WDK-приложений (Webtop, Digital Asset Manager и Web Publisher). Другим нравится получать информацию по электронной почте. В любом случае уведомления содержат сведения о процессе и его авторе, описание порученной задачи и ссылки на приложения, необходимые для ее выполнения.

Управление деловыми процессами и совместная работа

Технология совместной работы дополняет управление деловыми процессами, она позволяет обеспечивать взаимодействия между пользователями во время выполнения деловых процессов. Многие из методов совместной работы, как-то обсуждения, голосования, принятие решений и мозговой штурм, широко используются в деловых процессах, но в ряде BPM-решений, имеющихся сегодня на рынке, игнорируется эта сторона управления бизнес-процессами. А ведь даже в самых структурированных и автоматизированных процессах, как правило, необходимо принимать решения при возникновении исключительных ситуаций. Задача принятия таких решений лежит на специалистах компании, которым необходимо знать обо всех особенностях данной исключительной ситуации.

Documentum предлагает систему eRoom, в которой реализованы мощные средства совместной работы. К функционалу eRoom можно получить непосредственный доступ из бизнес-процессов, управляемых платформой Documentum ECM. Помимо того, деловыми процессами можно управлять из Documentum eRoom Enterprise. Таким образом, в Documentum обеспечена полная двусторонняя интеграция управления процессами с совместной работой без потерь информации и контекста. Благодаря eRoom Enterprise Documentum предоставляет обширные возможности взаимодействия пользователей в рамках контролируемых деловых процессов.

Резюме: преимущества BPM-решения Documentum

Компания Documentum, ведущий производитель систем управления корпоративным контентом, предлагает вам незамедлительно воспользоваться преимуществами управления сложными деловыми процессами. Благодаря каналам интеграции BPM- системы Documentum, в том числе Web-сервисам, службам компоновки и распространения контента, управлению XML и J2EE-интеграции, данные и контент из других приложений и корпораций могут быть включены в бизнес-процессы Documentum. Мощные средства автоматизации деловых процессов, поставляемые компанией Documentum уже довольно длительное время, послужили хорошей платформой для разработки системы управления деловыми процессами, которую подкрепили новыми возможностями.

На тех предприятиях, где уже внедрили технологию автоматизации деловых процессов Documentum, могут прибегнуть к каналам интеграции BPM для того, чтобы связать свои автоматизированные процессы с другими бизнес-приложениями и системами.

Тем клиентам, кто использует существующие каналы интеграции, советуем не проходить мимо преимуществ новых мощных возможностей интеграции данных и контента и обмена сообщениями, предоставляемых новой сервисно-ориентированной архитектурой. В компаниях, где деловыми процессами управляют с помощью других систем, деловые процессы Documentum можно использовать через поставляемый Documentum открытый BPM-интерфейс.

Компания КРОК - ведущий российский системный интегратор

Компания КРОК занимает лидирующие позиции(*) на российском рынке системной интеграции с 1992 года. КРОК разрабатывает и реализует решения в крупнейших проектах масштаба страны, создает передовые информационные системы, в которых консолидирован практический опыт системного интегратора, высокие технологии и самое современное оборудование.

Комплексный подход к реализации проектов, использование в решениях наиболее перспективных и совершенных аппаратных и программных продуктов мировых лидеров отраслевого рынка, а также высокий профессионализм специалистов ставит КРОК в число компаний, оказывающих реальное влияние на развитие современных информационных технологий в России. Подтверждением этого является доверие, которое федеральные органы исполнительной власти, промышленные предприятия, банки и коммерческие структуры России оказывают компании КРОК, выбирая ее своим партнером. А традиционные для КРОК отношения взаимного доверия и партнерства со специалистами заказчика способствуют продолжению такого сотрудничества в будущем.

Финансовая стабильность

Высокие годовые обороты, ежегодные положительные заключения независимых аудиторских проверок, проводимых авторитетнейшей компанией KPMG, а также активные годовые балансы - залог надежности компании КРОК.

Государственные лицензии на все виды работ

КРОК обладает всеми видами лицензий, необходимых для работы в области системной интеграции на территории России: лицензией Гостехкомиссии при Президенте РФ и ФАПСИ на деятельность в области защиты информации; Лицензией ФСБ России на осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну; лицензией Госкомитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу, которая дает право на выполнение проектных и строительно-монтажных работ на всей территории РФ.

Направления деятельности компании КРОК

Основными направлениями деятельности компании КРОК являются:

    • создание корпоративных информационных систем и разработка заказного программного обеспечения;
    • построение систем обработки и хранения данных;
    • построение телекоммуникационных систем и корпоративных систем голосовой связи;
    • построение систем "интеллектуального" здания, включая структурированные кабельные системы, системы инженерного обеспечения и обеспечения безопасности;
    • ИТ-аутсорсинг.

Реализация проектов по созданию автоматизированных информационных систем включает в себя ИТ-консалтинг и ИТ-аудит, разработку концепции и технико-экономическое обоснование, поставку оборудования, внедрение и поддержку аппаратно-программной инфраструктуры, обучение персонала заказчика, оказание технической и информационной поддержки.


* Согласно отчету международной исследовательской компании IDC "Российский рынок ИТ-услуг в 2001-2006 гг." (IDC #ESO6J, июль 2002), компания КРОК стала лидером на рынке ИТ-услуг в России в 2001 году. Агентство РосБизнесКонсалтинг признало компанию КРОК крупнейшим российским системным интегратором по объемам бизнеса в 2001 г.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя18-23 ноября 2019
16-21 декабря 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать