| 
|
| ||||||||
|
Подписка на новости:
|
От автоматизированной системы делопроизводства к корпоративной системе автоматизации ДОУ и электронного документооборота ОАО "Мосэнерго"
1. Основные этапы внедрения автоматизированного делопроизводства в Обществе:
2. Особенности создания нормативной базы по внедрению электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго". 3. Использование возможностей созданной корпоративной вычислительной сети Общества в интересах автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота. 4. Организация обучения сотрудников Общества, решающих задачи автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота. 5. Распространение положительного опыта использования электронного документооборота в решении задач документационного обеспечения управления. 6. Предстоящее реформирование Общества и задачи ДОУ по обеспечению оперативности и эффективности доведения управленческих решений до исполнителей. Делопроизводство в учреждениях России как государственная система начала складываться в конце XV века (отвечали за эту работу дьяки и подьячие), а уже в XVIII веке организация делопроизводства возлагалась на канцелярию (главным в канцелярии был секретарь). Был утвержден Генеральный регламент, который устанавливал не только сроки но и контроль за исполнением документов. При необходимости разрешалось увеличение срока. Если в срок поручение не исполнялось, существовала угроза "наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины". Решение проблем документационного обеспечения управления в ОАО "Мосэнерго" возлагалось на канцелярию, которая 17 марта 1997 г. была преобразована в отдел документационного обеспечения управления Генеральной дирекции. И канцелярия и отдел документационного обеспечения управления применяли смешанную форму организации работы с документами. Организация документооборота осуществлялась традиционным способом с применением бумажного носителя. Рост объема производства и увеличение задач, решаемых ОАО "Мосэнерго", количество управленческой и другой документации, разрабатываемой, поступающей и отправляемой из Общества продолжали возрастать, усилилась роль исполнительской дисциплины, в связи с чем в 1998 г. руководством Общества было принято решение о переходе к автоматизированной системе делопроизводства, которая и была внедрена в октябре 1998 г. (Программа "Дело-96" (версия 5.3.1). За прошедшие годы многие принципы, положенные в основу программных решений, используемой версии САДД, устарели и стали затруднять решение делопроизводственных задач. (Значительное время поиска необходимых документов, несовершенная система организации прав доступа к документам, недостаточный объем подготавливаемых справок и отчетов, большой объем требуемой серверной памяти на один документ, отсутствие функции выгрузки из базы устаревших документов и т. д.). С учетом специфики нашего Общества, крупнейшего из 89 региональных и состоящего из филиалов, размещенных в г. Москве, Московской и Рязанской областей, одним из основных направлений в работе ОДОУ Генеральной дирекции является оперативное доведение указаний руководства Общества, предупредительный контроль и оказание помощи по своевременному их выполнению. Поэтому не случайно, что вопросы делопроизводства находятся под пристальным вниманием генерального директора ОАО "Мосэнерго" А.В. Евстафьева и его первого заместителя-главного инженера И.Т. Горюнова, непосредственно курирующего отдел. Правление Общества дважды (в 2001 и 2003 г.г.) и Научно-технический Совет Общества в 2003 г. рассматривали состояние делопроизводства и принимали практические меры по его дальнейшему совершенствованию, в т.ч. предупредительные по недопущению утечки информации. Было разработано техническое задание. С целью выбора наиболее оптимальной программы автоматизации делопроизводства, отвечающей требованиям Общества, проводились неоднократные показы различных программ с последующим изучением мнения сотрудников. С учетом материальных затрат на внедрение нового программного продукта при сохранении имеющейся информации, мнения сотрудников Генеральной дирекции, а также возможности быстрой переподготовки пользователей мы остановили свой выбор на программе автоматизированного делопроизводства, вобравшую в себя традиции российского (советского) делопроизводства, которую разработало ООО "ЭОС" - ПО "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ" (версия 8.07). Данная программа должна была обеспечить:
Организационная сторона внедрения и эксплуатации этой программы в ОАО "Мосэнерго" была возложена на отдел документационного обеспечения управления (далее – ОДОУ) и специально созданную группу специалистов (3 чел.) от Информационно-вычислительного центра – филиала ОАО "Мосэнерго". В ОДОУ 19 человек. Из них 9, в том числе начальник отдела и его заместитель, должны были непосредственно работать в сфере автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота. В целях обеспечения новых задач была усовершенствована штатная структура отдела, заменена на более совершенную техника, а с 2 июня 2003 г., всего за 2 месяца, ООО "ЭОС", проведя предварительное обследование, совместно с ИВЦ Общества ввели в промышленную эксплуатацию новую программу. Процесс ввода в эксплуатацию включал в себя и обучение сотрудников Генеральной дирекции, в том числе и ОДОУ. Практическое пособие, изданное совместно с "ЭОС", помогло в сжатые сроки освоить новую версию программы автоматизации делопроизводства. Сразу хочу сказать, что перевод на новую версию был проведен организованно с 14.30 30 мая до 8.00 2 июня с.г. (с обеда пятницы до утра понедельника). Таким образом, с 8.30 2 июня с.г. ОДОУ, а в течение пяти последующих дней остальные отделы и службы Генеральной дирекции и шесть филиалов в своей работе стали пользоваться возможностями новой программы. Ее внедрение позволило приступить к выполнению указания генерального директора ОАО "Мосэнерго" А.В. Евстафьева о создании корпоративной системы автоматизированного делопроизводства с возможностью оперативного доведения управленческих решений до исполнителей, контроля их исполнения и использования единой информационной базы Общества начиная с 1998 года. Построение единой системы автоматизированного делопроизводства и документооборота явилось одним из элементов программы по созданию корпоративной информационно-управляющей системы (КИУС) ОАО "Мосэнерго". КИУС позволит обеспечить комплексную информатизацию и автоматизацию управления производственной, финансово-экономической и хозяйственной деятельностью энергокомпании. В Генеральной дирекции в единую корпоративную систему автоматизированного делопроизводства с возможностью оперативного доведения управленческих указаний и решений в электронном виде включены все заместители генерального директора, его советники, все отделы, службы и отдельные подразделения, а так же 15 филиалов Общества. Система обеспечивает оперативную отчетность по выполнению управленческих указаний. Корпоративная система единого делопроизводственного пространства базируется на уникальной локальной сети, объединяющей Генеральную дирекцию с филиалами Общества оптоволоконными линиями коммуникаций. Это позволяет нам уверенно продвигаться по пути внедрения электронного документооборота. Развернут и функционирует мощный сервер с помощью которого пользователи не только получают указания старших начальников, но и оперативно информируют их о ходе выполнения отданных распоряжений. Они имеют возможность получать из ведомственной базы данных необходимую для работы информацию, пользоваться услугами ведущих редакторов, которые постепенно переходят к работе в режиме безбумажной технологии, а также использовать фирменные бланки и другие шаблоны для подготовки различных документов. На сегодняшний день в едином делопроизводственном пространстве работает более 400 человек, в том числе с правом редактирования - 124. Количество АРМ с правом редактирования составит к 1 июля 2004 г. не менее 150, а пользователей подсистемой WEB – более 400. Мы в своей работе используем имеющуюся возможность подключения на одно АРМ двух и более пользователей, в том числе и при работе с подсистемой WEB. Вместе с тем, нам еще не удалось включить в единую сеть филиалы с помощью выделенных каналов телефонных линий связи, "ЭОС" именно в этом вопросе нам помогает явно недостаточно. С 27 октября с.г. мы приступили к тренировкам по применению ЭЦП (электронно-цифровой подписи), а с 2004 года ЭЦП должна стать правилом при передаче указаний генерального директора в электронном виде как подчиненным, так и в вышестоящие организации. Оборудование, предназначенное для обеспечения этой работы у нас установлено. Таким образом, в вопросах технической оснащенности наши особенности при переходе к электронному документообороту свелись к своевременному обновлению техники, обеспечивающей эксплуатацию новой программы. В своей работе применяем 7 индивидуальных сканеров. Теперь о других, на мой взгляд, основных особенностях внедрения электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго". Наша система базируется на одном из самых передовых, по моему мнению, программных продуктов, работать с которой должны профессионально и технически подготовленные сотрудники, которые не должны воспринимать ее как нечто, усложняющее их работу. Выполняя Постановление Правительства Российской Федерации от 28.01.2002 N 65 "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)", решения Всероссийской конференции и рекомендации семинара-совещания по управлению производством, проведенным в октябре 2002 г. по переводу документооборота на электронную основу, ОДОУ в 2002 г. было начато практическое доведение до исполнителей Генеральной дирекции в электронном виде распорядительных документов, персональных поручений генерального директора и его поручений, состоящих на особом контроле. В этом же, 2002 году в соответствии с указанными выше документами в Генеральной дирекции был реализован первый этап Программы - проведен анализ состояния делопроизводства и намечены пути выполнения программы, чтобы к 2005 г. осуществить доведение до исполнителей 65% документов в электронном виде. Проанализировав ситуацию мы пришли к выводу, что целый ряд сотрудников не может быть допущен к электронному документообороту. Главные причины кроются в негативном отношении к новым формам работы, выразившиеся в:
В итоге к электронному документообороту от одного заместителя генерального директора с 01 апреля 2003 г. была допущена новая сотрудница, срочно принятая на работу. Таким образом, для нас главная особенность первого этапа – определение сотрудников, с которыми можно и нужно работать по-новому, на которых можно положиться - что и было сделано, тогда и контрольная группа, о которой говорят выступающие на конференциях (совещаниях) не нужна! Главная проблема, которую пришлось решать, явилась проблема профессиональной подготовки сотрудников отдела, непосредственно участвующих в автоматизированном делопроизводстве и, особенно, в электронном документообороте. Некоторые сотрудники отдела воспринимали электронный документооборот как очередное новшество, которое только дает им дополнительную работу. Были высказывания и о введении дополнительного вознаграждения … Работа по-новому – необходимый инструмент, без которого уже невозможно эффективно работать и, прежде всего в наших условиях! Экономический и социальный эффект, который дает нам система частичного внедрения электронного документооборота колоссальный! Вот только один пример: внедрение программы ПО "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ" в Высоковольтных кабельных сетях - филиале ОАО "Мосэнерго", позволило при разработке штата сократить численность канцелярии на 30%, в то же время возможности канцелярии по обработке документов возросли! "Благодаря системе "Дело",- как заявил директор ВКС - филиала ОАО "Мосэнерго" Г.Э Трахтенберг,- документы Генеральной дирекции поступают в ВКС непосредственно в день подписания. Контроль за их исполнением – полный. Ответы направляются не почтой, как прежде, а одним нажатием компьютерной клавиши. Значительно упростились процедуры поиска по картотеке предприятия, действеннее стал алгоритм подготовки справки-напоминания по неисполненным документам". Опыт Высоковольтных кабельных сетей был изучен руководителями канцелярий филиалов ОАО "Мосэнерго" на прошедшем 17 октября 2003 г. семинаре "Организация и ведение делопроизводства филиала с использованием возможностей программы ПО "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ". Вот другой. Использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго" существенным образом повлияло на исполнительскую дисциплину. На 2 % сократилось число документов, не исполненных в установленные сроки. Суммарный документооборот уменьшился приблизительно на 15 %, а повторные обращения и запросы практически прекратились. На втором этапе реализации Программы (2003-2004 годы), а мы к нему приступили 02 июня 2003 г., в целях повышения эффективности управления производством постепенно довели долю электронного документооборота до 30 % (от 9 из 10) заместителей генерального директора до подчиненных им структурных подразделений, исполнителей и 15 филиалов, включенных в единое делопроизводственное пространство. К концу 2003 года количество филиалов планируется увеличить до 20! В целях обеспечения этого процесса, не смотря на дополнительные затраты был обновлен парк компьютерной техники как в ОДОУ, так и в структурных подразделениях Генеральной дирекции, и на филиалах Общества. С сотрудниками отдела, участвующими в электронном документообороте, были проведены дополнительные практические инструктажи по использованию новой техники. Сегодня сотрудники уже не только отдела, но и других подразделений Общества воспринимают электронный документооборот как первейшую необходимость, без которой работать просто нельзя. Такое восприятие было достигнуто как постановкой задач в распорядительных документах, так и путем проведения ежемесячных показных занятий в большом зале, оборудованном большим экраном. Кроме того, практическим дообучением сотрудников на рабочих местах, показа преимуществ доведения документов в электронном виде по сравнению с традиционным (вместо 2-4 дней – не более одного!), проведением личных бесед и другими мероприятиями, в том числе обучением в созданном учебном классе с использованием учебной программы. (Через этот класс прошли все работающие в новой программе за 10 дней и я в том числе по специальности технолога). Сегодня любой сотрудник, имеющий соответствующий доступ к системе, способен не только подготовить документ с использованием электронной базы Общества, но и с помощью компьютера узнать в каком состоянии находится исполнение того или иного поручения, какая корреспонденция отправлена, какой и когда распорядительный документ подписан, отчитаться за исполнение поручения без использования бумажного носителя. Появилась и возможность представлять отчеты в виде электронных документов – программа ПО "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ" позволяет и это! Считаю, что отдельным исполнителям уже можно не направлять справки-напоминания о поручениях, подлежащих исполнению и контрольных (папкой № 2, 3 многие сотрудники Общества пользуются уверенно!). Вместе с тем, восприятие документов в электронном виде происходит медленно, лица, имеющие право выносить резолюцию по документу, предпочитают иметь его на бумажном носителе, сами с программой практически не работают... Вот и возвращается такой документ с резолюцией на бумажном носителе, а уже потом, в ОДОУ, он превращается в электронную версию с соответствующей резолюцией и направляется в отдел (службу) и к конкретному исполнителю... Но даже с такой организацией электронного документооборота документы доводятся до исполнителей в несколько раз быстрее, а срочные не за час, как было установлено ранее, а за считанные минуты! Главная задача на первое полугодие 2004 года вытекает из сказанного выше – решить проблему непосредственного участия руководства Общества, руководителей филиалов и подразделений в электронном документообороте! В этом заключается вторая, основная особенность внедрения электронного документооборота в практику управления производством. Над этим мы и работаем. Одной из задач, которую предстоит выполнить отделу – обеспечение мероприятий по реализации проекта реформирования ОАО "Мосэнерго". Есть и еще одна, очень важная задача, - включение в единое делопроизводственное пространство, с учетом технических возможностей, остальных филиалов Общества. В 2004 году, во исполнение Плана создания корпоративной системы делопроизводства и документооборота, мы планируем и дальше предметно работать с "ЭОС" по нескольким направлениям:
30-31 октября 2003 года ООО "ЭОС" провело практическую конференцию пользователей программными продуктами, им разработанными. Особое внимание при этом было уделено вопросам внедрения электронного документооборота. "ОАО "Мосэнерго", - как было сказано на конференции заместителем генерального директора компании "Электронные Офисные Системы" В.А. Яковенко, - одна из крупнейших российских компаний, обеспечивающая энергией ответственейший и густонаселенный столичный регион. В значительной степени успех ее деятельности обуславливает оперативное реагирование на быстроменяющуюся обстановку. Сегодня это не мыслимо без отлаженного документооборота. ОАО "Мосэнерго" – солидный и ответственный партнёр. Вместе мы способны решать задачи любой сложности. Шестилетний опыт взаимодействия подтверждает это со всей очевидностью". За успехи в автоматизации делопроизводства и создании электронного документооборота с использованием системы "ДЕЛО" ОАО "Мосэнерго" на этой конференции было отмечено соответствующим дипломом. На третьем этапе реализации Программы (2005-2010 годы) планируем провести работы по вхождению в единую информационную структуру в масштабе ОАО РАО "ЕЭС России" и Правительств Москвы, Московской области и Российской Федерации и, во исполнение вышеуказанного постановления Правительства Российской Федерации, довести долю электронного документооборота в масштабе Общества до 65%, а с вышестоящими организациями - до 40%, активно применять ЭЦП. |
Члены
Гильдии Управляющих Документацией     |
Полный перечень законодательных актов на CD
Заказать |
|
|
|