Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


От автоматизированной системы делопроизводства к корпоративной системе автоматизации ДОУ и электронного документооборота ОАО "Мосэнерго"

 Витин Юрий Геннадьевич,
начальник отдела документационного обеспечения управления ОАО "Мосэнерго", член Гильдии Управляющих Документацией

1. Основные этапы внедрения автоматизированного делопроизводства в Обществе:

- октябрь 1998 г. – первые шаги автоматизации делопроизводства с использованием САДД (программа "Дело", версия 5.3.1);

- март 2002 г. – создание электронной базы данных распорядительных документов;

- апрель 2002 г. – доведение до структурных подразделений Общества и одного филиала распорядительных документов в электронном виде;

- июнь 2003 г. – перевод делопроизводства на более совершенное программное обеспечение "ДЕЛО-Предприятие" (версия 8.07), пути и способы использования открывшихся при этом новых возможностей;

- август 2003 г. – создание корпоративной системы автоматизированного делопроизводства с элементами электронного документооборота;

- декабрь 2003 г. – начало эксплуатации защищенной системы доставки документов;

- сентябрь - ноябрь 2004 г. - выполнение мероприятий по совершенствованию программного обеспечения (внедрение версии 8.5 ПО "ДЕЛО-Предприятие).

2. Особенности создания нормативной базы по внедрению электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго".

3. Использование возможностей созданной корпоративной вычислительной сети Общества в интересах автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота.

4. Организация обучения сотрудников Общества, решающих задачи автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота.

5. Распространение положительного опыта использования электронного документооборота в решении задач документационного обеспечения управления.

6. Предстоящее реформирование Общества и задачи ДОУ по обеспечению оперативности и эффективности доведения управленческих решений до исполнителей.

Делопроизводство в учреждениях России как государственная система начала складываться в конце XV века (отвечали за эту работу дьяки и подьячие), а уже в XVIII веке организация делопроизводства возлагалась на канцелярию (главным в канцелярии был секретарь). Был утвержден Генеральный регламент, который устанавливал не только сроки но и контроль за исполнением документов. При необходимости разрешалось увеличение срока. Если в срок поручение не исполнялось, существовала угроза "наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины".

Решение проблем документационного обеспечения управления в ОАО "Мосэнерго" возлагалось на канцелярию, которая 17 марта 1997 г. была преобразована в отдел документационного обеспечения управления Генеральной дирекции. И канцелярия и отдел документационного обеспечения управления применяли смешанную форму организации работы с документами. Организация документооборота осуществлялась традиционным способом с применением бумажного носителя.

Рост объема производства и увеличение задач, решаемых ОАО "Мосэнерго", количество управленческой и другой документации, разрабатываемой, поступающей и отправляемой из Общества продолжали возрастать, усилилась роль исполнительской дисциплины, в связи с чем в 1998 г. руководством Общества было принято решение о переходе к автоматизированной системе делопроизводства, которая и была внедрена в октябре 1998 г. (Программа "Дело-96" (версия 5.3.1).

За прошедшие годы многие принципы, положенные в основу программных решений, используемой версии САДД, устарели и стали затруднять решение делопроизводственных задач. (Значительное время поиска необходимых документов, несовершенная система организации прав доступа к документам, недостаточный объем подготавливаемых справок и отчетов, большой объем требуемой серверной памяти на один документ, отсутствие функции выгрузки из базы устаревших документов и т. д.).

С учетом специфики нашего Общества, крупнейшего из 89 региональных и состоящего из филиалов, размещенных в г. Москве, Московской и Рязанской областей, одним из основных направлений в работе ОДОУ Генеральной дирекции является оперативное доведение указаний руководства Общества, предупредительный контроль и оказание помощи по своевременному их выполнению. Поэтому не случайно, что вопросы делопроизводства находятся под пристальным вниманием генерального директора ОАО "Мосэнерго" А.В. Евстафьева и его первого заместителя-главного инженера И.Т. Горюнова, непосредственно курирующего отдел.

Правление Общества дважды (в 2001 и 2003 г.г.) и Научно-технический Совет Общества в 2003 г. рассматривали состояние делопроизводства и принимали практические меры по его дальнейшему совершенствованию, в т.ч. предупредительные по недопущению утечки информации. Было разработано техническое задание.

С целью выбора наиболее оптимальной программы автоматизации делопроизводства, отвечающей требованиям Общества, проводились неоднократные показы различных программ с последующим изучением мнения сотрудников.

С учетом материальных затрат на внедрение нового программного продукта при сохранении имеющейся информации, мнения сотрудников Генеральной дирекции, а также возможности быстрой переподготовки пользователей мы остановили свой выбор на программе автоматизированного делопроизводства, вобравшую в себя традиции российского (советского) делопроизводства, которую разработало ООО "ЭОС" - ПО "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ" (версия 8.07).

Данная программа должна была обеспечить:

1. Составление и ведение электронных регистрационных карточек документа с минимальной затратой времени на создание его электронного образа.

2. Доведение электронного образа документа в кратчайшие сроки до исполнителей с учетом решений (резолюций) соответствующих начальников и получение информации о своевременном исполнении отданных ими поручений.

3. Поиск документов не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию текста документа.

4. Разграничение доступа к электронной базе документов с учетом специфики решаемых задач конкретным пользователем.

5. Подготовку необходимых руководству Общества отчетных и статистических материалов, в том числе и по исполнительской дисциплине как по структурным подразделениям и филиалам, так и за Общество в целом.

Организационная сторона внедрения и эксплуатации этой программы в ОАО "Мосэнерго" была возложена на отдел документационного обеспечения управления (далее – ОДОУ) и специально созданную группу специалистов (3 чел.) от Информационно-вычислительного центра – филиала ОАО "Мосэнерго".

В ОДОУ 19 человек. Из них 9, в том числе начальник отдела и его заместитель, должны были непосредственно работать в сфере автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота.

В целях обеспечения новых задач была усовершенствована штатная структура отдела, заменена на более совершенную техника, а с 2 июня 2003 г., всего за 2 месяца, ООО "ЭОС", проведя предварительное обследование, совместно с ИВЦ Общества ввели в промышленную эксплуатацию новую программу.

Процесс ввода в эксплуатацию включал в себя и обучение сотрудников Генеральной дирекции, в том числе и ОДОУ. Практическое пособие, изданное совместно с "ЭОС", помогло в сжатые сроки освоить новую версию программы автоматизации делопроизводства.

Сразу хочу сказать, что перевод на новую версию был проведен организованно с 14.30 30 мая до 8.00 2 июня с.г. (с обеда пятницы до утра понедельника). Таким образом, с 8.30 2 июня с.г. ОДОУ, а в течение пяти последующих дней остальные отделы и службы Генеральной дирекции и шесть филиалов в своей работе стали пользоваться возможностями новой программы.

Ее внедрение позволило приступить к выполнению указания генерального директора ОАО "Мосэнерго" А.В. Евстафьева о создании корпоративной системы автоматизированного делопроизводства с возможностью оперативного доведения управленческих решений до исполнителей, контроля их исполнения и использования единой информационной базы Общества начиная с 1998 года.

Построение единой системы автоматизированного делопроизводства и документооборота явилось одним из элементов программы по созданию корпоративной информационно-управляющей системы (КИУС) ОАО "Мосэнерго". КИУС позволит обеспечить комплексную информатизацию и автоматизацию управления производственной, финансово-экономической и хозяйственной деятельностью энергокомпании.

В Генеральной дирекции в единую корпоративную систему автоматизированного делопроизводства с возможностью оперативного доведения управленческих указаний и решений в электронном виде включены все заместители генерального директора, его советники, все отделы, службы и отдельные подразделения, а так же 15 филиалов Общества. Система обеспечивает оперативную отчетность по выполнению управленческих указаний.

Корпоративная система единого делопроизводственного пространства базируется на уникальной локальной сети, объединяющей Генеральную дирекцию с филиалами Общества оптоволоконными линиями коммуникаций. Это позволяет нам уверенно продвигаться по пути внедрения электронного документооборота.

Развернут и функционирует мощный сервер с помощью которого пользователи не только получают указания старших начальников, но и оперативно информируют их о ходе выполнения отданных распоряжений. Они имеют возможность получать из ведомственной базы данных необходимую для работы информацию, пользоваться услугами ведущих редакторов, которые постепенно переходят к работе в режиме безбумажной технологии, а также использовать фирменные бланки и другие шаблоны для подготовки различных документов.

На сегодняшний день в едином делопроизводственном пространстве работает более 400 человек, в том числе с правом редактирования - 124. Количество АРМ с правом редактирования составит к 1 июля 2004 г. не менее 150, а пользователей подсистемой WEB – более 400.

Мы в своей работе используем имеющуюся возможность подключения на одно АРМ двух и более пользователей, в том числе и при работе с подсистемой WEB.

Вместе с тем, нам еще не удалось включить в единую сеть филиалы с помощью выделенных каналов телефонных линий связи, "ЭОС" именно в этом вопросе нам помогает явно недостаточно.

С 27 октября с.г. мы приступили к тренировкам по применению ЭЦП (электронно-цифровой подписи), а с 2004 года ЭЦП должна стать правилом при передаче указаний генерального директора в электронном виде как подчиненным, так и в вышестоящие организации. Оборудование, предназначенное для обеспечения этой работы у нас установлено.

Таким образом, в вопросах технической оснащенности наши особенности при переходе к электронному документообороту свелись к своевременному обновлению техники, обеспечивающей эксплуатацию новой программы. В своей работе применяем 7 индивидуальных сканеров.

Теперь о других, на мой взгляд, основных особенностях внедрения электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго".

Наша система базируется на одном из самых передовых, по моему мнению, программных продуктов, работать с которой должны профессионально и технически подготовленные сотрудники, которые не должны воспринимать ее как нечто, усложняющее их работу.

Выполняя Постановление Правительства Российской Федерации от 28.01.2002 N 65 "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)", решения Всероссийской конференции и рекомендации семинара-совещания по управлению производством, проведенным в октябре 2002 г. по переводу документооборота на электронную основу, ОДОУ в 2002 г. было начато практическое доведение до исполнителей Генеральной дирекции в электронном виде распорядительных документов, персональных поручений генерального директора и его поручений, состоящих на особом контроле.

В этом же, 2002 году в соответствии с указанными выше документами в Генеральной дирекции был реализован первый этап Программы - проведен анализ состояния делопроизводства и намечены пути выполнения программы, чтобы к 2005 г. осуществить доведение до исполнителей 65% документов в электронном виде.

Проанализировав ситуацию мы пришли к выводу, что целый ряд сотрудников не может быть допущен к электронному документообороту. Главные причины кроются в негативном отношении к новым формам работы, выразившиеся в:

- не восприятие требования сортировки поступивших документов по срочности исполнения с соответствующим порядком заполнения электронных карточек и доведением документов на бумажном носителе (зачем менять то, что устоялось)

- не восприятие требования о сокращении времени доведения указаний старших начальников на бумажном носителе в возможно короткие сроки (и так все хорошо)

- восприятие достоверности ввода резолюции в электронную карточку как придирка со стороны начальника (раньше было все нормально)

- восприятие соблюдения грамматики и правил русского языка при заполнении электронной карточки как необязательное (подумаешь, ошибка!)

- непонимание требования деления документов на контрольные, на документы, требующие исполнения в установленное регламентом (инструкцией по делопроизводству) сроки и документы, принимаемые к сведению (зачем мы определяем сроки, зачем все на контроле!)

- неумение и нежелание понять требования ведомственной (про типовую РОСАРХИВА я уже не говорю) инструкции по делопроизводству в части методики определения сроков исполнения поручений (это не указ!) и другие.

В итоге к электронному документообороту от одного заместителя генерального директора с 01 апреля 2003 г. была допущена новая сотрудница, срочно принятая на работу.

Таким образом, для нас главная особенность первого этапа – определение сотрудников, с которыми можно и нужно работать по-новому, на которых можно положиться - что и было сделано, тогда и контрольная группа, о которой говорят выступающие на конференциях (совещаниях) не нужна!

Главная проблема, которую пришлось решать, явилась проблема профессиональной подготовки сотрудников отдела, непосредственно участвующих в автоматизированном делопроизводстве и, особенно, в электронном документообороте. Некоторые сотрудники отдела воспринимали электронный документооборот как очередное новшество, которое только дает им дополнительную работу. Были высказывания и о введении дополнительного вознаграждения …

Работа по-новому – необходимый инструмент, без которого уже невозможно эффективно работать и, прежде всего в наших условиях!

Экономический и социальный эффект, который дает нам система частичного внедрения электронного документооборота колоссальный!

Вот только один пример: внедрение программы ПО "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ" в Высоковольтных кабельных сетях - филиале ОАО "Мосэнерго", позволило при разработке штата сократить численность канцелярии на 30%, в то же время возможности канцелярии по обработке документов возросли!

"Благодаря системе "Дело",- как заявил директор ВКС - филиала ОАО "Мосэнерго" Г.Э Трахтенберг,- документы Генеральной дирекции поступают в ВКС непосредственно в день подписания. Контроль за их исполнением – полный. Ответы направляются не почтой, как прежде, а одним нажатием компьютерной клавиши. Значительно упростились процедуры поиска по картотеке предприятия, действеннее стал алгоритм подготовки справки-напоминания по неисполненным документам".

Опыт Высоковольтных кабельных сетей был изучен руководителями канцелярий филиалов ОАО "Мосэнерго" на прошедшем 17 октября 2003 г. семинаре "Организация и ведение делопроизводства филиала с использованием возможностей программы ПО "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ".

Вот другой. Использование системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в ОАО "Мосэнерго" существенным образом повлияло на исполнительскую дисциплину. На 2 % сократилось число документов, не исполненных в установленные сроки. Суммарный документооборот уменьшился приблизительно на 15 %, а повторные обращения и запросы практически прекратились.

На втором этапе реализации Программы (2003-2004 годы), а мы к нему приступили 02 июня 2003 г., в целях повышения эффективности управления производством постепенно довели долю электронного документооборота до 30 % (от 9 из 10) заместителей генерального директора до подчиненных им структурных подразделений, исполнителей и 15 филиалов, включенных в единое делопроизводственное пространство. К концу 2003 года количество филиалов планируется увеличить до 20!

В целях обеспечения этого процесса, не смотря на дополнительные затраты был обновлен парк компьютерной техники как в ОДОУ, так и в структурных подразделениях Генеральной дирекции, и на филиалах Общества. С сотрудниками отдела, участвующими в электронном документообороте, были проведены дополнительные практические инструктажи по использованию новой техники.

Сегодня сотрудники уже не только отдела, но и других подразделений Общества воспринимают электронный документооборот как первейшую необходимость, без которой работать просто нельзя. Такое восприятие было достигнуто как постановкой задач в распорядительных документах, так и путем проведения ежемесячных показных занятий в большом зале, оборудованном большим экраном. Кроме того, практическим дообучением сотрудников на рабочих местах, показа преимуществ доведения документов в электронном виде по сравнению с традиционным (вместо 2-4 дней – не более одного!), проведением личных бесед и другими мероприятиями, в том числе обучением в созданном учебном классе с использованием учебной программы. (Через этот класс прошли все работающие в новой программе за 10 дней и я в том числе по специальности технолога).

Сегодня любой сотрудник, имеющий соответствующий доступ к системе, способен не только подготовить документ с использованием электронной базы Общества, но и с помощью компьютера узнать в каком состоянии находится исполнение того или иного поручения, какая корреспонденция отправлена, какой и когда распорядительный документ подписан, отчитаться за исполнение поручения без использования бумажного носителя.

Появилась и возможность представлять отчеты в виде электронных документов – программа ПО "ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ" позволяет и это!

Считаю, что отдельным исполнителям уже можно не направлять справки-напоминания о поручениях, подлежащих исполнению и контрольных (папкой № 2, 3 многие сотрудники Общества пользуются уверенно!).

Вместе с тем, восприятие документов в электронном виде происходит медленно, лица, имеющие право выносить резолюцию по документу, предпочитают иметь его на бумажном носителе, сами с программой практически не работают...

Вот и возвращается такой документ с резолюцией на бумажном носителе, а уже потом, в ОДОУ, он превращается в электронную версию с соответствующей резолюцией и направляется в отдел (службу) и к конкретному исполнителю...

Но даже с такой организацией электронного документооборота документы доводятся до исполнителей в несколько раз быстрее, а срочные не за час, как было установлено ранее, а за считанные минуты!

Главная задача на первое полугодие 2004 года вытекает из сказанного выше – решить проблему непосредственного участия руководства Общества, руководителей филиалов и подразделений в электронном документообороте!

В этом заключается вторая, основная особенность внедрения электронного документооборота в практику управления производством. Над этим мы и работаем.

Одной из задач, которую предстоит выполнить отделу – обеспечение мероприятий по реализации проекта реформирования ОАО "Мосэнерго".

Есть и еще одна, очень важная задача, - включение в единое делопроизводственное пространство, с учетом технических возможностей, остальных филиалов Общества.

В 2004 году, во исполнение Плана создания корпоративной системы делопроизводства и документооборота, мы планируем и дальше предметно работать с "ЭОС" по нескольким направлениям:

- внедрить более совершенную версию программы, дорабатываемую для нас с учетом уровня подготовки сотрудников и человеческого фактора:

- закупить дополнительно АРМ "ПО ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ" подсистемы WEB, FR;

- не опоздать с заключением дополнительного соглашения на техническое сопровождение (за годы работы без него (1998-2003) мы многое потеряли);

-сделать первые шаги на пути создания электронного архива.

30-31 октября 2003 года ООО "ЭОС" провело практическую конференцию пользователей программными продуктами, им разработанными. Особое внимание при этом было уделено вопросам внедрения электронного документооборота.

"ОАО "Мосэнерго", - как было сказано на конференции заместителем генерального директора компании "Электронные Офисные Системы" В.А. Яковенко, - одна из крупнейших российских компаний, обеспечивающая энергией ответственейший и густонаселенный столичный регион. В значительной степени успех ее деятельности обуславливает оперативное реагирование на быстроменяющуюся обстановку. Сегодня это не мыслимо без отлаженного документооборота.

ОАО "Мосэнерго" – солидный и ответственный партнёр. Вместе мы способны решать задачи любой сложности. Шестилетний опыт взаимодействия подтверждает это со всей очевидностью".

За успехи в автоматизации делопроизводства и создании электронного документооборота с использованием системы "ДЕЛО" ОАО "Мосэнерго" на этой конференции было отмечено соответствующим дипломом.

На третьем этапе реализации Программы (2005-2010 годы) планируем провести работы по вхождению в единую информационную структуру в масштабе ОАО РАО "ЕЭС России" и Правительств Москвы, Московской области и Российской Федерации и, во исполнение вышеуказанного постановления Правительства Российской Федерации, довести долю электронного документооборота в масштабе Общества до 65%, а с вышестоящими организациями - до 40%, активно применять ЭЦП.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать