Главная Контактная информация Карта сайта

Тел./факс: +7 (499) 237-2271
Английская версия
 


Решение задач управления договорами в рамках бизнес-процессов ERP-системы

 

Владимиров Иван Владимирович,
менеджер по маркетингу компании “ГазИнтех”

Основные задачи совмещения функций управления документами и ERP систем.

В условиях современной экономики необходимость автоматизация процессов управления документами на предприятии сейчас уже ни у кого не вызывает сомнения. Но поскольку документы на предприятиях привязаны к клиентам, маркетинговой активности предприятия, проектах, поставщиках и т.п., остро встает вопрос тесной увязки бизнес-процессов документооборота и ERP-системам.

Многие ERP-системы, в частности R/3, содержат в себе функции управления документами, но, как правило, в этих системах отсутствуют настройки бизнес-процессов документооборота с учетом российской специфики. В то же время, на рынке достаточно широко представлены промышленные системы управления документами, использование которых позволило бы обеспечить необходимую функциональность с учетом национальной специфики. Ясно, что в таком случае, для комплексной автоматизации бизнес-процессов предприятия потребуется интеграция двух систем. Однако данное решение сопряжено с определенными трудностями:

    • трудности в интеграции данных и бизнес-процессов;
    • необходимость поддержки двух различных систем;
    • ограниченная масштабируемость
    • различные пользовательские интерфейсы усложняют процесс освоения систем персоналом

Возникает вопрос, как обеспечить преимущества комплексного использования функциональности ERP-систем и систем управления документами и при этом свести к минимуму проблемы, связанные с интеграцией? Выбор оптимального пути определяется в конечном итоге конкретными условиями и задачами заказчика.

Альтернативный подход при решении задачи управления договорами в рамках ERP-системы.

Перед специалистами компании ГазИнтех была поставлена задача автоматизации договорной деятельности крупного газодобывающего предприятия, где на тот момент активно проводилось внедрение ERP-системы SAP R/3. В качестве первоочередного требования отмечалось создание единого банка данных о договорах, где бы велся учет договоров, документов по договорам, контроль их статуса и, главное, оперативное предоставление этих данных всем заинтересованным лицам. Хотя система R/3 и имеет встроенные функции поддержки управления договорами, они не отвечают в полной мере потребностям предприятия, в частности, в R/3 нет централизованного справочника договоров. Подход компании “ГазИнтех” позволил объединить преимущества управления договорами в рамках единой ERP-системы и широту функционала специализированного решения путем включения задач по управлению договорами в контур бизнес процессов SAP R/3.

На базе программной платформы SAP специалистами “ГазИнтех” была разработана Система Ведения Договоров (СВД). СВД позволила дополнить стандартные возможности ERP-системы функционалом, более полно отвечающим российской специфике и требованиям конкретного предприятия. При этом для своей работы СВД напрямую использует бизнес-данные системы R/3, например данные оргструктуры предприятия, данные о пользователях системы и др. Подобный подход позволил избежать проблем интеграции систем, а также более полно использовать существующую на предприятии ИТ-инфраструктуру, что позволило сократить сроки и стоимость внедрения.

В результате внедрения была создана и в короткий срок внедрена система, обеспечивающая выполнение следующих задач:

    • учет договоров;
    • учет деловых партнеров;
    • электронный архив договорных документов;
    • web-доступ для заинтересованных сотрудников.

СВД введена в продуктивную эксплуатацию и эксплуатируется больше двух с половиной лет, причем был издан приказ по предприятию о том, что оплата может производиться только по договорам, внесенным в систему. СВД позволила не только повысить оперативность предоставления данных о договорах, повысить сохранность документов, но и положительным образом повлияла на финансовую дисциплину на предприятии.

В ходе эксплуатации системы пользователями был высказан ряд пожеланий, наиболее важными из которых были признаны следующие: автоматизация процессов разработки договорных документов (создание, визирование и утверждение), обеспечение информационной поддержки претензионно-исковой деятельности. На основе пожеланий пользователей, опыта создания и эксплуатации системы, опыта работ по созданию концепции развития корпоративной информационной системы предприятия специалисты “ГазИнтех” значительно расширили возможности Системы Ведения Договоров, особенно в части управления документами.

К настоящему моменту СВД представляет собой типовое решение, обеспечивающее эффективное управление договорами на всех стадиях их жизненного цикла. Это решение может быть в кратчайшие сроки адаптировано под потребности конкретного заказчика. Система включает следующие модули:

    • Управление договорами
    • Каталог деловых партнеров
    • Подготовка проектов договоров
    • Электронный архив документов.

Значительно расширены функции ведения каталога деловых партнеров. В разработке находится модуль управления претензионно-исковой деятельностью. Предусмотрена возможность организации автоматизированного ввода и сохранения большого количества документов с помощью системы массового ввода документов Kofax Ascent Capture интегрированной с системой IBM Content Manager, что позволяет не только упростить обработку, но и эффективно управлять большим количеством документов.

Большое внимание уделено вопросам информационной безопасности СВД. Базисная система SAP, на программной платформе которой разработана СВД, соответствует четвертому классу защищенности и может быть использована для разработки прикладного программного обеспечения автоматизированных систем до класса защищенности 1В включительно. Также включена возможность применения электронно-цифровой подписи.

В случае если заказчик не использует SAP R/3, то СВД может поставляться как отдельное решение на базе новой технологической платформы SAP NetWeaver, возможности которой позволяют легко интегрировать СВД с любой используемой ERP-системой. Хотя нужно отметить, что наибольшего эффекта от использования СВД можно добиться при совместном использовании с SAP R/3.

Основные преимущества описанной методики.

Таким образом, можно отметить, что включение задач по управлению договорами в контур бизнес процессов используемой на предприятии системы SAP R/3 обеспечило ряд преимуществ:

    • Отсутствие проблем интеграции данных:
      - непротиворечивость;
      - целостность.
    • Отсутствие проблем интеграции бизнес-процессов
    • Комплексность поддержки процессов управления договорами
    • Высокая масштабируемость
    • Единая система обеспечения безопасности
    • Унифицированный интерфейс пользователя
    • Централизованное резервное копирование
    • Упрощенный процесс обновления версий

В конечном итоге, минимизация количества используемых систем позволяет снизить сроки внедрения и совокупную стоимость владения системой. Данный подход был использован компанией ГазИнтех и при разработке своего решения для управления документами АКСУД (Автоматизированная корпоративная система управления документами) на базе технологий SAP.



Члены
Гильдии Управляющих Документацией

     

Дистанционное обучение по образовательным программам
курсов повышения квалификации
  Лицензия № 039458   Государственная аккредитация № 0210

Наши слушатели

Курсы повышения квалификации руководителей, специалистов в сфере ДОУ и электронного документооборота, секретарей-референтов 
на 2019год.
Современные технологии в работе службы ДОУ
Современные технологии в работе секретаря-референта, помощника руководителя23-28 сентября 2019
21-26 октября 2019
18-23 ноября 2019
Современные технологии в работе с электронными документами


Полный перечень законодательных актов на CD
Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации и документации до 2019 года.
Заказать