• Главная
•     
• Мероприятия
•     
• Электронный документооборот в управлении бизнес-процессами
•     
• материалы к конференци
•     
• "Возможность автоматизации работы архивной службы предприятия"

Возможность автоматизации работы архивной службы предприятия

Презентация выступления

Зверева Наталья Андреевна, эксперт "Гильдии Управляющих Документацией"; консультант компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС); преподаватель Историко-Архивного института РГГУ

Основная задача архивной службы предприятия - обеспечение хранения документации и оперативное предоставление необходимой информации в текущей деятельности предприятия. Следовательно, это обслуживание огромных информационных ресурсов. Традиционные "ручные" методики по обработке архивов крайне трудоемки, содержат высокую степень вероятности ошибок, зависят от уровня квалификации сотрудников, выполняющих эту работу.

Основная цель автоматизации – поручить рутинные процессы современным технологиям. Автоматизация в перспективе своей снижает издержки и экономически эффективна. Сегодняшний уровень развития информационных технологий не оставляет даже тени сомнения в возможности и необходимости осуществления данных задач.

Существует два подхода к автоматизации архивной службы. На выбор влияют потребности и возможности организации, которые в последствии выражаются в различных финансовых вложениях в процесс. Непонимание отличий существующего на рынке программного обеспечения и своих потребностей в подходе к автоматизации могут привести к необоснованным затратам. В чем же состоят подходы?

1. Создание автоматизированной системы НСА (научно-справочного аппарата) к "бумажному" архивному фонду.

Что такое архив предприятия в традиционном понимании? Это хранилище документов на традиционных бумажных носителях. Архивы предприятий накапливаются в течение длительного времени. С целью оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов - это создание базы данных, отражающей состав и содержание фонда. В традиционной "ручной" организации системы НСА существует целый ряд перекрестных справочников, которые являются главным инструментом в работе архивной службы. Автоматизация архивной службы заключается в переводе всей системы НСА в автоматизированные режимы.

2. Создание электронных архивов.

Что такое "электронный архив"? Это база документов на электронных носителях и наличие к ней программных средств, позволяющих осуществлять поиск необходимой информации. Отсюда и основные задачи и проблемы в разработке программного обеспечения (ПО): хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главное условие создания электронных архивов - существование документа в электронном виде.

Часто под автоматизацией архивной службы понимается именно создание электронного архива, ставшее в последнее время расхожим и модным термином.

Понятие, технология создания и формирования электронных архивов появились сравнительно недавно. Следовательно, между понятиями "электронный архив" и традиционный "бумажный архив" существуют значительные количественные, качественные и временные отличия. Но при этом необходимо отметить, что нет принципиальных отличий, которые не позволяли бы им сосуществовать и дополнять друг друга. Поэтому, решая вопрос об автоматизации архивной службы предприятия, необходимо определить потребности, соразмерить их с объемом предприятия, массивом "бумажного архива", темпами роста документооборота, финансовыми и материальными возможностями. И в соответствии с полученными данными выбирать путь автоматизации архивной службы.

Таким образом, возможны варианты:

1. Перевод/ведение всех объемов документации организации в электронном виде и создание именно "электронного архива".
2. Перевод и/или создание системы НСА к традиционному "бумажному архиву" в автоматизированном режиме.
3. Приемлемое, разумно-достаточное сочетание двух систем: перевод отдельных видов и групп дел в электронный вид и перевод/создание системы НСА ко всему фонду в автоматизированной системе.

Некрупное, недавно созданное предприятие с небольшим объемом документооборота, динамично и быстрорастущее может выбирать первый путь.

Для ликвидируемого, реструктуризируемого предприятия достаточным будет второй путь.

Для крупного предприятия, получившего в наследство большой архив, имеющего в настоящее время значительный документооборот, приемлемым будет третий путь.

Существующие на рынке ПО системы могут решить поставленные задачи. Необходимо отметить, что выбор программы для автоматизации архивной службы предприятия небогат, в отличие от информационных систем для службы ДОУ (документационного обеспечения управления). Это вполне закономерный процесс, поскольку спрос на него долгое время был невысоким. Поэтому конкурентных программ еще очень немного. На рынке ПО заявлены несколько разработчиков:

• ВНИИДАД
• Корпорация "Электронный архив"
• Компания "ЛАНИТ (Лаборатория Новых Информационных Технологий)"
• Компания " Электронные Офисные Системы" (ЭОС).

ВНИИДАД

ПО, разрабатываемое ВНИИДАД, появилось на рынке самым первым, еще в 1999 г. Задача была поставлена ведущему институту отрасли в рамках правительственной программы "Электронная Россия". Естественно, данное ПО ориентировано на государственные, муниципальные архивы – учреждения государственной архивной службы. На взгляд автора, эта система для архива организации мало приемлема. Ссылку на существование данного ПО можно найти на сайте ВНИИДАДhttp://www.vniidad.ru

Корпорация "Электронный архив"

Корпорация "Электронный архив" известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу "бумажных" архивов в электронный вид. В свое время Корпорация выиграла тендер по переводу каталогов Ленинской библиотеки в электронный вид. Безусловно, в этом направлении "Электронный архив"- лидер на рынке. Эти решения действительно очень полезны для крупных государственных архивов, библиотек, музеев с уже существующими большими массивами справочников, картотек, каталогов, описей, ведущихся многие годы. В основу решения положена система SAPERION. Данное ПО настраиваемое, что позволяет подготовить шаблоны, формы, учетные карточки и фильтры поиска в зависимости от ваших потребностей. Это является положительным качеством при автоматизации работы в крупных архивах, музеях, библиотеках, в которой учитывается их специфика и есть достаточно квалифицированные специалисты данных областей. Но, к сожалению, для архивов организаций отсутствие типовых шаблонов описания и формальных фильтров поиска является недостатком. Данный продукт сродни решению по разработке ПО сторонней IT-компанией. Данная система может быть приемлема, если выбирается первый путь, в случае перехода полностью на электронный документооборот и создания "электронного архива".

Подробная информация о корпорации и представленным ПО на сайтеhttp://www.elar.ru

Компания "ЛАНИТ"

Продукт компании "ЛАНИТ" - "LanDocs: Архив" представляет собой специализированное решение для автоматизации архивов организаций. Включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, а также специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов.

"LanDocs:Архив" тесно связан с их же разработкой - делопроизводственной системой "LanDocs:Делопроизводство". Обе системы объединены общим интерфейсом, таким образом, что "Архив" выглядит как приложение к системе, а не как самостоятельная задача. Но все же информация об архивных документах формируется в отдельной базе. В программе созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм.

"LanDocs:Архив" решает задачу создания и ведения баз данных "бумажного" архива не только как архивного справочника, но и создания электронного архива документов. Т.е. позволяет реализовать третий путь (автоматизация НСА + "электронный архив").

Подробная информация и демо-версии программ на сайте компанииhttp://www.landocs.ru/

Компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС)

Продукт компании ЭОС - "АРХИВНОЕ ДЕЛО" – многопользовательская подсистема системы "ДЕЛО", предназначенная для автоматизации архивной службы предприятия и службы ДОУ: от составления и ведения номенклатуры дел, формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве и для последующей передачи их в архив организации до организации учета дел и документов в архиве и ведения всех видов архивных справочников.

Поскольку "АРХИВНОЕ ДЕЛО" является подсистемой системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО", они тесно связаны не только информационными базами, но и общими справочниками системы, относящимися к предприятию в целом. Подобная общность позволяет построить единую систему документооборота предприятия. Система "ДЕЛО" выполняет те же задачи, что и другие делопроизводственные программы, конкурирующие на рынке ПО, и является одним из лидеров среди аналогичных разработок. Подсистема "АРХИВНОЕ ДЕЛО" существенно дополняет ее блоком, специфичным именно для архивной службы предприятия. Путем создания специальных архивных справочников автоматизируются работы по учету, описанию, экспертизе ценности дел, топографированию хранилищ, использованию дел и документов.

Программа дает возможность создавать и поддерживать электронный архив на различных стадиях жизненного цикла документа: от подготовки документа в текущем делопроизводстве до поточного сканирования документов, уже хранящихся в архиве. Программа позволяет импортировать и экспортировать информацию в базу из источников различных форматов.

Подсистема "АРХИВНОЕ ДЕЛО" компании ЭОС решает задачи, поставленные перед ПО для архивной службы, обслуживающей "бумажные" архивы и переводу ее к безбумажным технологиям. Она соответствует требованиям, предъявляемым к специальному ПО для архивного дела. Таким образом, подсистема "АРХИВНОЕ ДЕЛО" позволяет реализовать второй и третий пути, а связке с системой "ДЕЛО" можно автоматизировать весь документооборот, т.е. пойти по первому пути. Компания предлагает свое ПО в "коробочной" версии. Подробная информация и демо-версии программ на сайте компании http://www.eos.ru

ПО компаний "ЛАНИТ" и ЭОС - конкурентные системы. В том и другом продукте решены одни и те же задачи с несколько различным набором дополнительных возможностей и с некоторой разницей в сущности, неочевидной для обыкновенного пользователя. Более наглядным для пользователя является интерфейс, который разработчиками решен по-разному.

При автоматизации архивного дела возникает немало проблем, среди которых существенными являются вопросы: терминологии и соответствия принятым российским стандартам делопроизводства; совместимости с делопроизводственными и другими "офисными" программами; сосуществования электронного и традиционного "бумажного" документооборота и архива.

В последнее время все активнее продвигается идея перехода на электронный документооборот. Понятие "электронного архива" стало модным. Это можно расценивать не только как требование времени, но и как маркетинговый ход. Необходимо заметить, что полный отказ от бумажных документов будет еще очень нескоро, что показывает и мировая практика. Хотя у нас уже принят закон об ЭЦП (электронно-цифровой подписи), но, например, неизвестны прецеденты принятия электронных документов к рассмотрению судами. Таким образом, пока бумага все же более надежна. Безусловно, без автоматизации работы с "бумажными архивами" и созданием специального ПО к "электронным архивам" в настоящее время уже не обойтись. Каким бы ни было состояние дел в архивной отрасли автоматизация - это требование времени. Развитие технологий управления предприятием, тенденции перехода к безбумажным технологиям - с одной стороны; надежность, традиционность, привычность и доступность "бумажного" документа - с другой стороны, требуют компромиссного решения. Для архивной службы современного предприятия вопрос автоматизации - это вопрос выбора пути, по которому пойдет процесс.