Данный глоссарий определяет ключевые термины, используемые в спецификации MoReq2 (как в требованиях, так и в описании модели).
Некоторые важные определения взяты непосредственно или в адаптированном виде из глоссариев, перечисленных в списке источников в приложении 1; в таких случаях приведена ссылка на соответствующий источник.
Термины, определяемые в настоящем глоссарии, выделены курсивом.
(1) Роль администратора / administrative role
Набор функциональных полномочий, предоставляемых пользователям (68) с целью исполнения ими административных действий.
Примечание: в MoReq2 этим термином также определяются люди с такими полномочиями.
(2) Администратор / administrator
Роль (62) пользователя в системе, ответственного за повседневное применение регламента работы с официальными документами (52) в организации.
Примечание: это некоторое упрощение. Особенно в больших организациях задачи, отнесенные в данной спецификации к обязанностям администратора, могут быть разделены между несколькими ролями (62), такими как управляющий делами (Records Manager), делопроизводитель (Records Officer), архивист и т.д.
(3) Агрегация / aggregation
(только в контексте MoReq2) – класс (11), дело (34), раздел (66) или том (74).
(4) Протокол аудита / audit trail
Информация о транзакциях или иных действиях, которые оказывают влияние на сущности или изменяют их (например, элементы метаданных (40)), хранимая в достаточно детализированном виде, чтобы обеспечить реконструкцию выполненных действий.
Примечание: протокол аудита состоит в основном из одного или более списков или базы данных, которые представлены в человекочитаемой форме. Списки могут создаваться автоматически компьютерной системой (для системных транзакций) или вручную (для действий, выполняемых вручную); но данная спецификация фокусирует внимание на первом).
(5) Аутентичность / authenticity
(Только в контексте управления документацией). Свойство быть подлинным.
Источник: адаптированное и сокращенное определение «аутентичности документа» из глоссария UBC-MAS (приложение 1).
Примечание 1: официальный документ (52) является аутентичным, если может быть доказано что он:
«a) является тем, чем он должен быть,
b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе».
Источник: ISO 15489.
Примечание 2: в контексте официального документа это свойство означает, что официальный документ является именно тем, чем он претендует быть, свойство аутентичности не касается вопросов достоверности информации или фактов, изложенных в официальном документе.
(6) Уполномоченный пользователь / authorised user
Пользователь (68), которому даны разрешения производить определенные действия.
Примечание: конкретные детали видны из контекста. Различным пользователям будут предоставлены различные разрешения. MoReq2 не содержит информации о том, какие конкретные разрешения предоставляются каким пользователям или ролям (62). Разрешения, уполномочивающие пользователей проводить действия, даются организацией в соответствии с ее внутренними правилами и требованиями бизнеса.
(7) Массовый импорт / bulk importing
Процесс захвата (8) (в СУЭОД (32) ) большого числа электронных официальных документов (31), обычно из других систем, и, как правило, включая их метаданные (40) полностью или частично.
(8) Захват / capture (действие)
1) Акт записи или сохранения конкретного экземпляра цифрового (23) объекта (источник: InterPARES 2 Project Terminology Database).
2) Сохранение информации в автоматизированной системе, которая управляет документами.
Примечание: в контексте MoReq2, «захват» обозначает весь комплекс действий при включении официального документа (52) в СУЭОД (32), в том числе регистрация (56), классификация (12), добавление метаданных (40), и замораживание содержания исходного (ранее неофициального) документа (26). Термин наиболее часто используется в значении размещения документа в СУЭОД (32) и сохранения иной ценной информации как значения метаданных (40).
(9) Досье (структурированное дело) / case file
Дело (34), относящееся к одной или более транзакциям (операциям по установлению, изменению или прекращению отношений), выполненным полностью или частично, структурированным или неструктурированным образом, в результате конкретного процесса или действия.
Примечание 1: не существует общепринятого определения ни этих терминов, ни определения различия между досье и другими видами дел (34), часто управляемых СУЭОД (32). Данное определение дано с намерением облегчить понимание термина в контексте MoReq2. Правильность его применения в других обстоятельствах не гарантируется.
Примечание 2: официальные документы (52) в досье могут быть структурированными или неструктурированными. Основной определяющей характеристикой досье является его создание в результате действий, которые хотя бы частично структурированы и повторяемы. Примеры таких досье:
¨ Обращение за разрешением;
¨ Запросы о выполняемых услугах;
¨ Расследование инцидентов;
¨ Регулирующий мониторинг.
Примечание 3: другими типичными характеристиками досье является то, что часто:
¨ Структура их содержания предсказуема;
¨ Являются многочисленными;
¨ Структурированы или частично структурированы;
¨ Используются и управляются посредством известного и определенного процесса;
¨ Подлежат хранению в течение определенного срока, в соответствии с законодательством или установленными правилами;
¨ Могут быть открыты (43) или закрыты (17) специалистами, конечными пользователями (68) или системами обработки информации без необходимости получения подтверждения от руководства.
(10) Исполнитель / case worker
Пользователь (68), работающий с досье (9).
(Прим. переводчика: )
(11) Класс / class
(только в MoReq2) Часть иерархической классификации, представленная линией, идущей от любой точки в иерархии схемы классификации (14) ко всем делам (34), лежащим ниже нее.
Примечание 1: это может соответствовать в классической терминологии понятию «основной класс», «группа (37)» или «серия» (или подкласс, подгруппа, суб-серия и т.п.) на любом уровне схемы классификации (14).
Примечание 2: в MoReq2 класс также используется для обозначения всех официальных документов (52), отнесенных к классу.
(12) Классификация / classification
В управлении официальными документами – систематическая идентификация и расположение деловых действий и/или официальных документов (52) по категориям, согласно логически структурированным условиями, методам и процедурным правилам, представленным в системе классификации.
Источник: ISO 15489 (см.приложение 7).
(13) Код классификации / classification code
Уникальный определитель, присваиваемый каждому классу (11) в схеме классификации (14). Внутри каждого класса (11) классификационные коды дочерних классов (11) являются уникальными.
(14) Схема классификации / classification scheme
(В MoReq2) иерархическая организация классов (11), дел (34), разделов (66), томов (74) и официальных документов (52).
Примечание (переводчика): Часто используется термин «Номенклатура дел» как аналог понятия «Схема классификации». Однако нужно отметить, что схема классификации есть более общее и универсальное понятие, нежели номенклатура дел. Так, в организации может существовать несколько схем классификации, тогда как номенклатура дел может быть только одна. Номенклатура дел – это частный случай схемы классификации.
(15) Допуск / clearance
См. Уровень допуска (64)
(16) Закрытие / close
Процесс изменения атрибутов дела (34), раздела (66) или тома (74) таким образом, чтобы стало невозможным помещение в него дополнительных официальных документов (52).
(17) Закрытый / closed
Определяет дело (34), раздел (66) или том (74)как не являющиеся более открытыми (43) и в которые нельзя помещать дополнительные официальные документы (52).
(18) Система управления содержимым (СУС) / CMS
Content Management System – Система управления содержимым.
(19) Компонент / component
Отдельный битовый поток, который сам по себе или вместе с другими битовыми потоками составляет официальный документ (52)илинеофициальный документ (26).
Примечание 1: этот термин не используется широко.
Примечание 2: фраза «отдельный битовый поток» используется для описания того, что обычно называется «файл» в сфере информационных технологий; слово «файл» избегается здесь во избежание путаницы с понятием «файл» в сфере управления документами. Основная концепция состоит в том, что «компонент» является интегральной частью содержания официального документа (52), несмотря на тот факт, что с ним можно работать отдельно.
Примечание 3: примеры компонентов:
¨ HTML документ (26) и JPEG изображение, которые создают страницу в Интернете;
¨ Документ (26) текстового процессора и таблица, в котором официальный документ (52) состоит из документа (26) текстового процессора, который содержит ссылку (гиперссылку) на таблицу.
Примечание 4: компоненты должны быть различимы и отделимы друг от друга. Если документ (26) текстового процессора содержит вставленную таблицу (в отличие от ссылки, вставленной в таблицу), тогда таблица не считается компонентом. В этом случае документ (26) текстового процессора со вставленной таблицей является документом (26), составленным из одного компонента.
Примечание 5: сообщение электронной почты с приложениями может быть одним компонентом, несколькими компонентами или несколькими официальными документами (52) в зависимости от того, в каком формате (36) оно сохранено.
¨ Если сообщение сохранено в формате (36), который включает само сообщение и все его приложении, тогда это только один компонент.
¨ Если приложения сохранены отдельно от основного сообщения, но объединены с сообщением, тогда каждое приложение и само сообщение являются компонентами.
¨ Если приложения сохранены отдельно от основного сообщения электронной почты и не соединены с ним, тогда каждое приложение и само сообщение являются отдельными официальными документами (52); практика подсказывает, что лучше объединить эти официальные документы (52) вручную.
(20) Этап конфигурации / configuration time
Этап жизненного цикла СУЭОД (32), в котором производится ее установка и настраиваются ее параметры.
(21) Ответственный за хранение / custodian
(официального документа (52) или агрегации (3) ) – человек или организационное подразделение, в чьем владении находится официальный документ(ы) (52).
(22) Уничтожение / destruction
Процесс уничтожения официальных документов (52) без какой-либо возможности восстановления.
Источник: ISO 15489 (см. приложение 7).
Примечание 1: в зависимости от конфигурации системы то же, что удаление, или действие, отличное от удаления.
Примечание 2: это не предполагает введение информации поверх уже уничтоженной или другие меры безопасности. Такие дополнительные меры безопасности могут применяться, но не являются требованием MoReq2.
(23) Цифровой / digital
Описывает информацию, созданную устойчивыми цифровыми или нумерованными значениями параметров, а не постоянно меняющимися значениями.
Примечание: Этот термин не используется в MoReq2 для описания официальных документов (52). Хотя «цифровой документ» является более точным определением, чем «электронный документ (31)», первый термин редко используется на практике. См. Электронный (29).
(24) Предотвращение перемещения и уничтожения / disposal hold
Правило, позволяющее предотвращать передачу (67) или уничтожение (22)официальных документов (52).
(25) Отбор и передача / disposition
Ряд процессов, связанных с исполнением решения о хранении, уничтожении (22) или передаче (67) официальных документов (26) в соответствии с порядком хранения, отбора и передачи (61)или иными регламентами.
Источник: ISO 15489 (см. приложение 7).
(26) Документ / document
Записанная информация или материальный объект которые могут быть обработаны как отдельная единица.
Источник: ISO 15489 (см.приложение 7).
Примечание 1: документ может быть на бумаге, микрофильме, магнитном или ином электронном (29) носителе информации. Он может включать любые комбинации текста, данных графики, звука, подвижного изображения или иные формы информации. Один документ может состоять из одного или нескольких компонентов (19).
Примечание 2: документы (documents) отличаются от официальных документов (52) (records)некоторыми важными аспектами. MoReq2 использует термин документ (document) для определения информации, которая не прошла процедуры захвата (8), характерной для официальных документов (52), то есть не подверглась процедурам классификации (12), регистрации (56) и защиты от внесения изменений. Слово “recorded” ("записанная") в определении не является синонимом термина record / документ (52). При этом некоторые документы при определенных условиях становятся официальными документами (52).
(27) Тип документа / document type
Описывает документы (26) при помощи общих характеристик.
Примечание 1: например, документы (26) с одинаковым расположением текста, содержанием, общими требованиями хранения, отбора и передачи (25) и/или метаданными (40). Примеры типов документов:
¨ заявление;
¨ корреспонденция (включает письма, факсы и записки);
¨ резюме;
¨ сообщения электронной почты;
¨ счет;
¨ медицинский отчет;
¨ страница интернета.
Примечание 2: в данном примере сообщения электронной почты рассматриваются отлично от другой корреспонденции, т.к. у них могут быть другие требования к метаданным (40), но это применимо не ко всем организациям.
Примечание 3: каждой организации следует самой определить типы документов согласно потребностям бизнеса, приведенный пример является иллюстративным.
(28) Электронное хранилище документов, ЭХД / EDMS
Электронное хранилище документов (26) – Electronic Document Management System – дословно «Система управления электронными документами (26)».
Прикладная программа, имеющая дело с управлением документами (26) на протяжении всего их жизненного цикла.
Источник: IEC 82045-1 Document Management.
Примечание: функциональность, требуемая для ЭХД / EDMS не включена в данную спецификацию. Однако ЭХД / EDMS часто используется в тесной интеграции с СУЭОД / ERMS (32). См. раздел 10.3 для более подробной информации.
(29) Электронный / electronic
Для целей данной спецификации слово «электронный» используется в том же значении, что и «цифровой (23)».
Примечание: аналоговые записи, хотя и могут считаться электронными, не рассматриваются как «электронные» в данной спецификации, поскольку они не могут быть сохранены в компьютерной системе без преобразования в цифровую (23) форму. Из этого следует, что в терминологии данной спецификации аналоговые записи (аналоговые официальные документы (52) ) должны рассматриваться как материальные официальные документы (49).
(30) Электронный документ / electronic document
Документ (26), который существует в электронной (29) форме.
Примечание: использование термина электронный документ (30)не ограничивается только текстовыми документами (26), создаваемыми при помощи текстовых процессоров. В это понятие также включаются сообщения электронной почты, электронные таблицы, графика, изображения, HTML/XML-документы (26), мультимедиа и составные документы (26) и другие типы офисных документов (26).
(31) Электронный официальный документ / electronic record
Официальный документ (52), который существует в электронной (29) форме.
Примечание: официальный документ (52) может оказаться представленным в электронной (29) форме в результате того, что он изначально создается при помощи прикладного программного обеспечения или в результате оцифровки, например, путем сканирования.
(32) СУЭОД / ERMS
Система управления электронными официальными документами (31) – Electronic Records Management System.
Примечание: СУЭОД / ERMS отличается от ЭХД / EDMS (28) в некоторых важных аспектах. См. раздел 10.3 для более детальной информации.
(33) Экспорт / export (действие)
Процесс создания копий электронных официальных документов (31), вместе с их метаданными (40) для другой системы.
Примечание: официальные документы (52) остаются в СУЭОД (32) после исполнения процесса экспорта, в отличие от процесса передачи (67).
(34) Дело / file
Сформированная единица хранения официальных документов (52), объединенных по принципу принадлежности к одной и той же теме, деятельности или операции.
Источник: краткая адаптированная версия из ISAD(G) (смотри приложение 7).
Примечание: Английское слово "file" имеет два значения: первое, в сфере управления документами –«файл-папка», второе, в сфере информационных технологий – «бинарный, цифровой файл». Для исключения неоднозначного толкования термина "file" применительно к информационным технологиям в МoReq2 вместо термина "file" (т.е. «бинарный, цифровой файл») используется термин компонент / component (19). В МoReq2 термин file / дело (34) используется исключительно в значении сферы управления документами.
(35) Формат файла / file format
Внутренняя структура и/или кодировка официального документа (52) или компонента (19), которые позволяют представлять их в форме удобной для восприятия человеком.
Примечание: некоторые примеры:
¨ HTML v3.2 (формат файла интернет-страниц);
¨ PDF/A (47) v1 (архивный формат файла для перемещаемых документов);
¨ TXT (ASCII формат файла для простого текста);
¨ XML v1.0 (формат файла для расширенного языка разметки, базирующегося на простом тексте в кодировке ASCII).
¨ Множество специальных форматов файлов, создаваемых настольными приложениями, такими как офисное программное обеспечение.
(36) Формат / format
См. формат файла (35).
(37) Группа / group
Несколько пользователей (68).
Примечание 1: группаможет состоять из пользователей (68) одинаковых или различных ролей (62). Иногда понятие группа используется для определения отношения пользователей (68) к подразделению организации, как, например, к отделу (в таком случае группа будет состоять из нескольких ролей (62)); данное понятие также может иногда использоваться для определения членства в виртуальной команде, выходящей за рамки организации, например, "группа всех поставщиков" (в таком случае группа может состоять только из пользователей (68) с определенной ролью (62)); и может использоваться в других случаях.
Примечание 2 (переводчика): В MoReq2 под отдельным словом «группа» понимается «группа пользователей (69)». Однако, в тексте MoReq2 встречаются термины «группа документов», «группа дел», «группа классов» и иные группы (не пользователей) – в подобных случаях значение слова «группа» зависит от контекста.
(38) Импорт / import
См. Массовый импорт (7).
(39) Ключевое слово / keyword
Необязательные метаданные (40), используемые для описания классов (11), дел (34), разделов (66) и официальных документов (52), но не томов (74).
Примечание: является хорошей практикой выбирать ключевые слова из управляемых словарей или давать возможность СУЭОД (32) выбирать их автоматически, но это не является обязательным.
(40) Метаданные / metadata
(в контексте управления документами). Данные, описывающие контекст, содержание, структуру официальных документов (52) и процесс управления ими во времени.
Источник: ISO 15489 (см. приложение 7).
Примечание: некоторые модели базируются на концептуально отличных взглядах на определение метаданных. Например, они могут рассматривать информацию протокола аудита (4) всецело как метаданные. Эти противоположные подходы являются приемлемыми и ценными в их контекстах, но не помогают в определении функциональности систем, и здесь не рассматриваются.
(41) Остаточные метаданные / metadata stub
Подмножество метаданных (40) документа, сохраненных после его отбора и перемещения (25) (в том числе уничтожения), которые являются свидетельством того, что документ существовал и был должным образом перемещен или уничтожен.
(42) Неструктурированное дело / non-case file
Любое дело (34), не являющееся досье (9).
(43) Открыть, открытый / open
(действие) Процесс создания нового дела (34), раздела (66) или тома (74), способного принимать дополнительные официальные документы (52).
(прилагательное) Определяетдело (34), раздел (66) или том (74), которые еще не были закрыты (17), и в которые, следовательно, можно помещать дополнительные официальные документы (52).
(44) Владелец / owner
Человек или роль (62), на ком лежит ответственность за официальный документ (52) или агрегацию (3).
Примечание: для использования в MoReq2; законным владельцем (44)официального документа (52)является организация, которая является держателем официального документа (52).
См. также, ответственный за хранение / custodian (21).
(45) Бумажное дело / paper file
Разновидность материального дела (48).
Примечание: примерами бумажных дел среди прочего могут быть папки, конверты, архивные короба и кольцевые скоросшиватели.
(46) PDF
Portable Document Format (дословно «переносимый документный формат») – формат файла (35)используемый в первую очередь для представления двумерной информации.
Примечание: В момент составления текущей версии спецификации MoReq2, этот формат является собственностью компании Adobe Inc., но последняя версия формата PDF (v 1.7) рассматривается как Международный стандарт (ISO/DIS 32000). Включение термина PDF в глоссарий никоим образом не является поддержкой. Дополнения, касающиеся трехмерной информации, находятся в процессе разработки.
(47) PDF/A
Подмножество PDF (46), разработанное для архивного использования, как определено в серии стандартов ISO 19005.
(48) Материальное дело / physical file
Устройство для хранения материальных документов (26)и материальных официальных документов (49).
Источник: Функциональная спецификация PRO (см.приложение 1).
См. также: «бумажное дело (45)»
(49) Материальный официальный документ / physical record
Официальный документ (52), хранящийся на материальном носителе вне СУЭОД (32) и не управляемый ею непосредственно.
Примечание: примерами являются бумажные официальные документы (52), официальные документы (52) на микрофильмах, а также электронные официальные документы (31), хранящиеся на сменных носителях информации так долго, что официальные документы (52) не могут управляться СУЭОД (32) непосредственно.
(50) Представление / presentation
Визуальное (и/или аудио) воспроизведение (публикация) образа электронного официального документа (31), обеспеченное при помощи СУЭОД (32), к которому пользователь (68) может обратиться.
Примечание 1: это может включать экранный показ, напечатанные, аудио- и мультимедиа- представления.
Примечание 2: точная сущность представления может определяться программным и аппаратным обеспечением. Обычно различные представления одного и того же официального документа (52)могут отличаться в деталях в зависимости от параметров фонта, длины строки, разбивки на страницы, разрешения печати или экрана, глубины цвета, палитры и т.п. В большинстве случаев эти различия допустимы. Однако в некоторых случаях следует более внимательно относиться к подобным эффектам, эти случаи не рассматриваются в данной спецификации.
Примечание 3: в предыдущей версии MoReq для определения данного понятия использовался термин rendition / представление.
(51) Профиль / profile
Набор разрешений, предоставляемых пользователю (68), группе (37) или роли (62).
(52) Официальный документ / record
Информация, составленная, полученная и сохраняемая как свидетельство организацией или лицом в соответствии с требованиями закона или бизнеса.
Источник: ISO 15489 (см. приложение 7).
Примечание 1: могут применяться также местные национальные определения.
Примечание 2: официальный документ (52) может включать в себя один или несколько документов (26) (например, когда один из документов (26) содержит приложение), которые могут быть на любых носителях и в любых форматах (36). Вследствие этого он может состоять из одного или более компонентов (19). В дополнение к содержательной части документа(ов) (26), официальный документ (52) должен включать контекстуальную информацию и, если применимо, структурированную информацию (например, информацию, описывающую компоненты (19) официального документа (52)). Ключевое свойство официального документа (52) есть его неизменность.
Примечание 3: как электронные официальные документы (31), так и материальные официальные документы (49) могут управляться СУЭОД (32).
(53) Тип официального документа / record type
Определяет официальный документ (52), созданный на основе документа (26) соответствующего типа документа (27).
(54) Цензурировать / redact
Процесс сокрытия конфиденциальной информации в официальном документе (52).
Примечание 1: это может включать наложение непрозрачных прямоугольников, чтобы скрыть имена, подписи и т.п. (электронный (29) эквивалент цензорского контроля бумажных документов (26) с чернилами), иные методы сокрытия информации, а также удаление отдельных страниц из копии официального документа (52).
Примечание 2: во всех случаях подлинник электронного официального документа (31)не подвергается изменению. Редактирование производится только над копией электронного официального документа (31), такая копия называется «выпиской из официального документа (55)».
(55) Выписка из официального документа / redaction
(из официального документа (52)) Копия официального документа (52), в которую были внесены некоторые изменения с целью удаления или маскировки некоторой информации, но не добавляющие или изменяющие существующее содержание документа.
Источник: определение экземпляра/“instance” в функциональной спецификации PRO (см. приложение 1).
Примечание 1: изменения обычно производятся в результате требований по ограничению доступа к информации. Например, официальный документ (52) может быть доступен в виде копии только после того, как из него удалены имена и/или собственноручные подписи, в этом случае создается выписка, в которой имена и/или подписи не видны. Процесс маскирования иногда связан с цензурированием (54).
Примечание 2: В предыдущей версии MoReq для определения данного понятия использовался термин “extract”.
(56) Регистрация / registration
Действие по присвоению официальному документу (52) уникального идентификатора в системе.
Источник: ISO 15489 (см.приложение 7).
Примечание: в контексте MoReq2 регистрация является частью процесса захвата (8).
(57) Преобразовывать / render
(действие) Процесс создания образа (59).
(существительное) См.: образ / rendition (59)
(58) Рандеву / rendezvous
Определенный момент в деловом процессе, когда два или более параллельных процесса сливаются в единый общий поток управления.
Источник: "Workflow Management Coalition Terminology & Glossary, issue 3.0". («Коалиция управления деловыми процессами. Терминология и глоссарий, издание 3.0»).
(59) Образ / rendition
(существительное) Воспроизведенный электронный официальный документ (52)иликомпонент (19)с использованием одного или несколько формата файла(ов) (35), отличного от исходного формата файла(ов) (35) .
(действие) См.: преобразовывать / render (57) (прим. переводчика: преобразовывать (57) – это создавать образ)
Примечание 1: процесс преобразования (57) обычно производится с целью сохранения электронных официальных документов (31), а именно чтобы свести к минимуму риск утраты доступа к их содержанию со временем. Например, официальные документы (52), созданные в патентованных (непубличных, редких) форматах файлов (35), могут быть сохранены как образы в стандартном формате (36), таких как PDF/A (47) или XML.
Процесс преобразования (57) официального документа (52) означает преобразование (57) некоторых или всех его компонентов (19). После преобразования (57), официальный документ (52) может содержать то же количество компонентов (19), что и до него, а может содержать иное число компонентов (19). Например, официальный документ (52) состоящий из 30 компонентов (19) включает 10 растровых образов в формате файла (35) GIF, которые могут быть преобразованы (57) несколькими способами, например:
¨ Преобразование (57) в формат файла (35) PDF/A (47): в этом случае изначальный официальный документ (52) состоит из 30 компонентов (19), а его образ состоит всего из одного компонента (19).
¨ Преобразование (57) GIF компонентов (19) только в формат файла (35) JPEG: в этом случае и исходный официальный документ (52) и его образ имеют по 30 компонентов (19), к тому же, некоторые из объектов в образе будут изменены (искажены), за счет особенностей JPEG-формата хранения изображений по отношению к прежнему GIF-формату изображений.
Примечание 2: термин "rendition" использовался с другим значением в предыдущей версии MoReq.
(60) Опись / repertory
Список существующих заголовков дел (34) для нижележащих уровней схемы классификации (14).
(61) Порядок хранения, отбора и передачи / retention and disposition schedule
Формальный регламент, определяющий срок хранения и последующие действия по отбору и передаче (25), назначенные для официальных документов (52), описываемые в виде графика работ.
Источник: адаптирован из глоссария по хранению документов Национальных Архивов Австралии.
Примечание: в предыдущей версии MoReq назывался "retention schedule" / «порядок хранения».
(62) Роль / role
Совокупность разрешений на доступ к функциональным возможностям системы, предоставленная предопределенному подмножеству пользователей (68).
Источник: Функциональная Спецификация PRO (см.приложение 1).
(63) Гриф ограничения доступа / security category
Один или несколько терминов, ассоциированных с официальным документом (52)или агрегацией (3), которые определяют правила доступа к ним.
Примечание 1: грифы ограничения доступа обычно назначаются на уровне организации или на государственном уровне. Примерами грифов ограничения доступа в государственных организациях в большинстве европейских стран являются: «Совершенно секретно», «Секретно», «Конфиденциально», «Ограниченного доступа», «Без ограничения доступа». Иногда эти грифы сопровождаются дополнительными терминами, такими как «Только для сотрудников» или «Персонал».
Примечание 2: этот термин не является общеупотребительным. Он применяется в MoReq2 вместо термина «классификация», чтобы избежать путаницы с пониманием классификации (12)в управлении документами.
(64) Уровень допуска / security clearance
Один или несколько терминов, ассоциированных с пользователем (68), которые определяют, к документам с какими грифами ограничения доступа (63)каждый пользователь (68) имеет доступ.
(65) Остаточный / stub
См. Остаточные метаданные / metadata stub (41).
(66) Раздел / sub-file
Смысловое подразделение дела (41).
Примечание: разделы часто используются в сфере управления досье (9). Обычно каждый раздел озаглавлен, а также каждый раздел используется для хранения специфического типа или типов официальных документов (52) по одному направлению деятельности, например «счета-фактуры», «оценочные документы» или «корреспонденция». Они могут, однако, также использоваться аналогичным способом в среде управления неструктурированными делами (42).
(67) Передача / transfer
Процесс переноса завершенных производством электронных (29) дел (34) вместе с их метаданными (40) в другую систему.
Источник: определение адаптировано из функциональной спецификации PRO (см. приложение 1).
Примечание 1: дела (34) часто перемещаются вместе с другими делами (34) в составе класса (11) в схеме классификации (14)в целях переноса дел (34) в архив на постоянное хранение.
Примечание 2: см.также экспорт (33).
Прим. переводчика: перемещение также осуществляется в ведомственный архив или на государственное хранение.
(68) Пользователь / user
Любое лицо, использующее СУЭОД (32).
Примечание 1: это может включать (в числе прочего) администраторов (2), сотрудников организации, представителей общественности и внешних организаций, например, аудиторов.
Примечание 2: пользователь (68) может как иметь роли (62), так и быть членом групп (37).
(69) Группа пользователей / user group
См.: «группа (37)»
(70) Профиль пользователя / user profile
Профиль (51) пользователя (68).
(71) Роль пользователя / user role
Ряд функциональных разрешений, предоставляемых пользователям (68), которым разрешено совершать действия по управлению официальными документами (52).
Пользователь (68) может иметь несколько ролей пользователя, но только один профиль пользователя (70).
Примечание: в MoReq2 этот термин используется также для определения людей с их правами доступа к системе.
(72) Версия / version
(документа (26)) Состояние документа (26) в некоторый момент его разработки.
Источник: Функциональная спецификация PRO (см. приложение 1).
Примечание: версией обычно считается один из проектов документа (26) или окончательный документ (26). В некоторых случаях, однако, законченный документ (26) существует в нескольких версиях, например, техническое руководство. В других случаях переводы являются версиями. В противоположность этому официальный документ (52) не может существовать более, чем в одной версии, см. также «выписка из официального документа (55)».
(73) Особо важный официальный документ / vital record
Официальный документ (52), который является существенно важным для функционирования и/или выживания организации во время и/или после чрезвычайной ситуации.
(74) Том / volume
Часть раздела (66).
Примечание: тома создаются для улучшения управляемости содержимого разделов (66) путем разбития его на отдельные не слишком большие единицы учета. Деление на тома является скорее механическим (по числу официальных документов (52) или по датам), чем смысловым.
Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.
Документационное обеспечение управления
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей, помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.
Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.
Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.