• Главная
•     
• Проекты
•     
• MoReq

1.1 Глоссарий

Данный глоссарий определяет ключевые термины, используемые в спецификации MoReq2 (как в требованиях, так и в описании модели).

Некоторые важные определения взяты непосредственно или в адаптированном виде из глоссариев, перечисленных в списке источников в приложении 1; в таких случаях приведена ссылка на соответствующий источник.

Термины, определяемые в настоящем глоссарии, выделены курсивом.

(1) Роль администратора / administrative role

Набор функциональных полномочий, предоставляемых пользователям ‎(68) с целью исполнения ими административных действий.

Примечание: в MoReq2 этим термином также определяются люди с такими полномочиями.

(2) Администратор / administrator

Роль ‎(62) пользователя в системе, ответственного за повседневное применение регламента работы с официальными документами ‎(52) в организации.

Примечание: это некоторое упрощение. Особенно в больших организациях задачи, отнесенные в данной спецификации к обязанностям администратора, могут быть разделены между несколькими ролями ‎(62), такими как управляющий делами (Records Manager), делопроизводитель (Records Officer), архивист и т.д.

(3) Агрегация / aggregation

(только в контексте MoReq2) – класс ‎(11), дело ‎(34), раздел ‎(66) или том ‎(74).

(4) Протокол аудита / audit trail

Информация о транзакциях или иных действиях, которые оказывают влияние на сущности или изменяют их (например, элементы метаданных ‎(40)), хранимая в достаточно детализированном виде, чтобы обеспечить реконструкцию выполненных действий.

Примечание: протокол аудита состоит в основном из одного или более списков или базы данных, которые представлены в человекочитаемой форме. Списки могут создаваться автоматически компьютерной системой (для системных транзакций) или вручную (для действий, выполняемых вручную); но данная спецификация фокусирует внимание на первом).

(5) Аутентичность / authenticity

(Только в контексте управления документацией). Свойство быть подлинным.

Источник: адаптированное и сокращенное определение «аутентичности документа» из глоссария UBC-MAS (приложение 1).

Примечание 1: официальный документ ‎(52) является аутентичным, если может быть доказано что он:

«a) является тем, чем он должен быть,

b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе».

Источник: ISO 15489.

Примечание 2: в контексте официального документа это свойство означает, что официальный документ является именно тем, чем он претендует быть, свойство аутентичности не касается вопросов достоверности информации или фактов, изложенных в официальном документе.

(6) Уполномоченный пользователь / authorised user

Пользователь ‎(68), которому даны разрешения производить определенные действия.

Примечание: конкретные детали видны из контекста. Различным пользователям будут предоставлены различные разрешения. MoReq2 не содержит информации о том, какие конкретные разрешения предоставляются каким пользователям или ролям ‎(62). Разрешения, уполномочивающие пользователей проводить действия, даются организацией в соответствии с ее внутренними правилами и требованиями бизнеса.

(7) Массовый импорт / bulk importing

Процесс захвата ‎(8) (в СУЭОД ‎(32) ) большого числа электронных официальных документов ‎(31), обычно из других систем, и, как правило, включая их метаданные ‎(40) полностью или частично.

(8) Захват / capture (действие)

1) Акт записи или сохранения конкретного экземпляра цифрового ‎(23) объекта (источник: InterPARES 2 Project Terminology Database).

2) Сохранение информации в автоматизированной системе, которая управляет документами.

Примечание: в контексте MoReq2, «захват» обозначает весь комплекс действий при включении официального документа ‎(52) в СУЭОД ‎(32), в том числе регистрация ‎(56), классификация ‎(12), добавление метаданных ‎(40), и замораживание содержания исходного (ранее неофициального) документа ‎(26). Термин наиболее часто используется в значении размещения документа в СУЭОД ‎(32) и сохранения иной ценной информации как значения метаданных ‎(40).

(9) Досье (структурированное дело) / case file

Дело ‎(34), относящееся к одной или более транзакциям (операциям по установлению, изменению или прекращению отношений), выполненным полностью или частично, структурированным или неструктурированным образом, в результате конкретного процесса или действия.

Примечание 1: не существует общепринятого определения ни этих терминов, ни определения различия между досье и другими видами дел ‎(34), часто управляемых СУЭОД ‎(32). Данное определение дано с намерением облегчить понимание термина в контексте MoReq2. Правильность его применения в других обстоятельствах не гарантируется.

Примечание 2: официальные документы ‎(52) в досье могут быть структурированными или неструктурированными. Основной определяющей характеристикой досье является его создание в результате действий, которые хотя бы частично структурированы и повторяемы. Примеры таких досье:

¨ Обращение за разрешением;

¨ Запросы о выполняемых услугах;

¨ Расследование инцидентов;

¨ Регулирующий мониторинг.

Примечание 3: другими типичными характеристиками досье является то, что часто:

¨ Структура их содержания предсказуема;

¨ Являются многочисленными;

¨ Структурированы или частично структурированы;

¨ Используются и управляются посредством известного и определенного процесса;

¨ Подлежат хранению в течение определенного срока, в соответствии с законодательством или установленными правилами;

¨ Могут быть открыты ‎(43) или закрыты ‎(17) специалистами, конечными пользователями ‎(68) или системами обработки информации без необходимости получения подтверждения от руководства.

(10) Исполнитель / case worker

Пользователь ‎(68), работающий с досье ‎(9).

(Прим. переводчика: )

(11) Класс / class

(только в MoReq2) Часть иерархической классификации, представленная линией, идущей от любой точки в иерархии схемы классификации ‎(14) ко всем делам ‎(34), лежащим ниже нее.

Примечание 1: это может соответствовать в классической терминологии понятию «основной класс», «группа ‎(37)» или «серия» (или подкласс, подгруппа, суб-серия и т.п.) на любом уровне схемы классификации ‎(14).

Примечание 2: в MoReq2 класс также используется для обозначения всех официальных документов ‎(52), отнесенных к классу.

(12) Классификация / classification

В управлении официальными документами – систематическая идентификация и расположение деловых действий и/или официальных документов ‎(52) по категориям, согласно логически структурированным условиями, методам и процедурным правилам, представленным в системе классификации.

Источник: ISO 15489 (см.приложение 7).

(13) Код классификации / classification code

Уникальный определитель, присваиваемый каждому классу ‎(11) в схеме классификации ‎(14). Внутри каждого класса ‎(11) классификационные коды дочерних классов ‎(11) являются уникальными.

(14) Схема классификации / classification scheme

(В MoReq2) иерархическая организация классов ‎(11), дел ‎(34), разделов ‎(66), томов ‎(74) и официальных документов ‎(52).

Примечание (переводчика): Часто используется термин «Номенклатура дел» как аналог понятия «Схема классификации». Однако нужно отметить, что схема классификации есть более общее и универсальное понятие, нежели номенклатура дел. Так, в организации может существовать несколько схем классификации, тогда как номенклатура дел может быть только одна. Номенклатура дел – это частный случай схемы классификации.

(15) Допуск / clearance

См. Уровень допуска ‎(64)

(16) Закрытие / close

Процесс изменения атрибутов дела ‎(34), раздела ‎(66) или тома ‎(74) таким образом, чтобы стало невозможным помещение в него дополнительных официальных документов ‎(52).

(17) Закрытый / closed

Определяет дело ‎(34), раздел ‎(66) или том ‎(74)как не являющиеся более открытыми ‎(43) и в которые нельзя помещать дополнительные официальные документы ‎(52).

(18) Система управления содержимым (СУС) / CMS

Content Management System – Система управления содержимым.

(19) Компонент / component

Отдельный битовый поток, который сам по себе или вместе с другими битовыми потоками составляет официальный документ ‎(52)илинеофициальный документ ‎(26).

Примечание 1: этот термин не используется широко.

Примечание 2: фраза «отдельный битовый поток» используется для описания того, что обычно называется «файл» в сфере информационных технологий; слово «файл» избегается здесь во избежание путаницы с понятием «файл» в сфере управления документами. Основная концепция состоит в том, что «компонент» является интегральной частью содержания официального документа ‎(52), несмотря на тот факт, что с ним можно работать отдельно.

Примечание 3: примеры компонентов:

¨ HTML документ ‎(26) и JPEG изображение, которые создают страницу в Интернете;

¨ Документ ‎(26) текстового процессора и таблица, в котором официальный документ ‎(52) состоит из документа ‎(26) текстового процессора, который содержит ссылку (гиперссылку) на таблицу.

Примечание 4: компоненты должны быть различимы и отделимы друг от друга. Если документ ‎(26) текстового процессора содержит вставленную таблицу (в отличие от ссылки, вставленной в таблицу), тогда таблица не считается компонентом. В этом случае документ ‎(26) текстового процессора со вставленной таблицей является документом ‎(26), составленным из одного компонента.

Примечание 5: сообщение электронной почты с приложениями может быть одним компонентом, несколькими компонентами или несколькими официальными документами ‎(52) в зависимости от того, в каком формате ‎(36) оно сохранено.

¨ Если сообщение сохранено в формате ‎(36), который включает само сообщение и все его приложении, тогда это только один компонент.

¨ Если приложения сохранены отдельно от основного сообщения, но объединены с сообщением, тогда каждое приложение и само сообщение являются компонентами.

¨ Если приложения сохранены отдельно от основного сообщения электронной почты и не соединены с ним, тогда каждое приложение и само сообщение являются отдельными официальными документами ‎(52); практика подсказывает, что лучше объединить эти официальные документы ‎(52) вручную.

(20) Этап конфигурации / configuration time

Этап жизненного цикла СУЭОД ‎(32), в котором производится ее установка и настраиваются ее параметры.

(21) Ответственный за хранение / custodian

(официального документа ‎(52) или агрегации ‎(3) ) – человек или организационное подразделение, в чьем владении находится официальный документ(ы) ‎(52).

(22) Уничтожение / destruction

Процесс уничтожения официальных документов ‎(52) без какой-либо возможности восстановления.

Источник: ISO 15489 (см. приложение 7).

Примечание 1: в зависимости от конфигурации системы то же, что удаление, или действие, отличное от удаления.

Примечание 2: это не предполагает введение информации поверх уже уничтоженной или другие меры безопасности. Такие дополнительные меры безопасности могут применяться, но не являются требованием MoReq2.

(23) Цифровой / digital

Описывает информацию, созданную устойчивыми цифровыми или нумерованными значениями параметров, а не постоянно меняющимися значениями.

Примечание: Этот термин не используется в MoReq2 для описания официальных документов ‎(52). Хотя «цифровой документ» является более точным определением, чем «электронный документ ‎(31)», первый термин редко используется на практике. См. Электронный ‎(29).

(24) Предотвращение перемещения и уничтожения / disposal hold

Правило, позволяющее предотвращать передачу ‎(67) или уничтожение ‎(22)официальных документов ‎(52).

(25) Отбор и передача / disposition

Ряд процессов, связанных с исполнением решения о хранении, уничтожении ‎(22) или передаче ‎(67) официальных документов ‎(26) в соответствии с порядком хранения, отбора и передачи ‎(61)или иными регламентами.

Источник: ISO 15489 (см. приложение 7).

(26) Документ / document

Записанная информация или материальный объект которые могут быть обработаны как отдельная единица.

Источник: ISO 15489 (см.приложение 7).

Примечание 1: документ может быть на бумаге, микрофильме, магнитном или ином электронном ‎(29) носителе информации. Он может включать любые комбинации текста, данных графики, звука, подвижного изображения или иные формы информации. Один документ может состоять из одного или нескольких компонентов ‎(19).

Примечание 2: документы (documents) отличаются от официальных документов ‎(52) (records)некоторыми важными аспектами. MoReq2 использует термин документ (document) для определения информации, которая не прошла процедуры захвата ‎(8), характерной для официальных документов ‎(52), то есть не подверглась процедурам классификации ‎(12), регистрации ‎(56) и защиты от внесения изменений. Слово “recorded” ("записанная") в определении не является синонимом термина record / документ ‎(52). При этом некоторые документы при определенных условиях становятся официальными документами ‎(52).

(27) Тип документа / document type

Описывает документы ‎(26) при помощи общих характеристик.

Примечание 1: например, документы ‎(26) с одинаковым расположением текста, содержанием, общими требованиями хранения, отбора и передачи ‎(25) и/или метаданными ‎(40). Примеры типов документов:

¨ заявление;

¨ корреспонденция (включает письма, факсы и записки);

¨ резюме;

¨ сообщения электронной почты;

¨ счет;

¨ медицинский отчет;

¨ страница интернета.

Примечание 2: в данном примере сообщения электронной почты рассматриваются отлично от другой корреспонденции, т.к. у них могут быть другие требования к метаданным ‎(40), но это применимо не ко всем организациям.

Примечание 3: каждой организации следует самой определить типы документов согласно потребностям бизнеса, приведенный пример является иллюстративным.

(28) Электронное хранилище документов, ЭХД / EDMS

Электронное хранилище документов ‎(26) – Electronic Document Management System – дословно «Система управления электронными документами ‎(26)».

Прикладная программа, имеющая дело с управлением документами ‎(26) на протяжении всего их жизненного цикла.

Источник: IEC 82045-1 Document Management.

Примечание: функциональность, требуемая для ЭХД / EDMS не включена в данную спецификацию. Однако ЭХД / EDMS часто используется в тесной интеграции с СУЭОД / ERMS ‎(32). См. раздел 10.3 для более подробной информации.

(29) Электронный / electronic

Для целей данной спецификации слово «электронный» используется в том же значении, что и «цифровой ‎(23)».

Примечание: аналоговые записи, хотя и могут считаться электронными, не рассматриваются как «электронные» в данной спецификации, поскольку они не могут быть сохранены в компьютерной системе без преобразования в цифровую ‎(23) форму. Из этого следует, что в терминологии данной спецификации аналоговые записи (аналоговые официальные документы ‎(52) ) должны рассматриваться как материальные официальные документы ‎(49).

(30) Электронный документ / electronic document

Документ ‎(26), который существует в электронной ‎(29) форме.

Примечание: использование термина электронный документ ‎(30)не ограничивается только текстовыми документами ‎(26), создаваемыми при помощи текстовых процессоров. В это понятие также включаются сообщения электронной почты, электронные таблицы, графика, изображения, HTML/XML-документы ‎(26), мультимедиа и составные документы ‎(26) и другие типы офисных документов ‎(26).

(31) Электронный официальный документ / electronic record

Официальный документ ‎(52), который существует в электронной ‎(29) форме.

Примечание: официальный документ ‎(52) может оказаться представленным в электронной ‎(29) форме в результате того, что он изначально создается при помощи прикладного программного обеспечения или в результате оцифровки, например, путем сканирования.

(32) СУЭОД / ERMS

Система управления электронными официальными документами ‎(31) – Electronic Records Management System.

Примечание: СУЭОД / ERMS отличается от ЭХД / EDMS ‎(28) в некоторых важных аспектах. См. раздел 10.3 для более детальной информации.

(33) Экспорт / export (действие)

Процесс создания копий электронных официальных документов ‎(31), вместе с их метаданными ‎(40) для другой системы.

Примечание: официальные документы ‎(52) остаются в СУЭОД ‎(32) после исполнения процесса экспорта, в отличие от процесса передачи ‎(67).

(34) Дело / file

Сформированная единица хранения официальных документов ‎(52), объединенных по принципу принадлежности к одной и той же теме, деятельности или операции.

Источник: краткая адаптированная версия из ISAD(G) (смотри приложение 7).

Примечание: Английское слово "file" имеет два значения: первое, в сфере управления документами –«файл-папка», второе, в сфере информационных технологий – «бинарный, цифровой файл». Для исключения неоднозначного толкования термина "file" применительно к информационным технологиям в МoReq2 вместо термина "file" (т.е. «бинарный, цифровой файл») используется термин компонент / component ‎(19). В МoReq2 термин file / дело ‎(34) используется исключительно в значении сферы управления документами.

(35) Формат файла / file format

Внутренняя структура и/или кодировка официального документа ‎(52) или компонента ‎(19), которые позволяют представлять их в форме удобной для восприятия человеком.

Примечание: некоторые примеры:

¨ HTML v3.2 (формат файла интернет-страниц);

¨ PDF/A ‎(47) v1 (архивный формат файла для перемещаемых документов);

¨ TXT (ASCII формат файла для простого текста);

¨ XML v1.0 (формат файла для расширенного языка разметки, базирующегося на простом тексте в кодировке ASCII).

¨ Множество специальных форматов файлов, создаваемых настольными приложениями, такими как офисное программное обеспечение.

(36) Формат / format

См. формат файла ‎(35).

(37) Группа / group

Несколько пользователей ‎(68).

Примечание 1: группаможет состоять из пользователей ‎(68) одинаковых или различных ролей ‎(62). Иногда понятие группа используется для определения отношения пользователей ‎(68) к подразделению организации, как, например, к отделу (в таком случае группа будет состоять из нескольких ролей ‎(62)); данное понятие также может иногда использоваться для определения членства в виртуальной команде, выходящей за рамки организации, например, "группа всех поставщиков" (в таком случае группа может состоять только из пользователей ‎(68) с определенной ролью ‎(62)); и может использоваться в других случаях.

Примечание 2 (переводчика): В MoReq2 под отдельным словом «группа» понимается «группа пользователей ‎(69)». Однако, в тексте MoReq2 встречаются термины «группа документов», «группа дел», «группа классов» и иные группы (не пользователей) – в подобных случаях значение слова «группа» зависит от контекста.

(38) Импорт / import

См. Массовый импорт ‎(7).

(39) Ключевое слово / keyword

Необязательные метаданные ‎(40), используемые для описания классов ‎(11), дел ‎(34), разделов ‎(66) и официальных документов ‎(52), но не томов ‎(74).

Примечание: является хорошей практикой выбирать ключевые слова из управляемых словарей или давать возможность СУЭОД ‎(32) выбирать их автоматически, но это не является обязательным.

(40) Метаданные / metadata

(в контексте управления документами). Данные, описывающие контекст, содержание, структуру официальных документов ‎(52) и процесс управления ими во времени.

Источник: ISO 15489 (см. приложение 7).

Примечание: некоторые модели базируются на концептуально отличных взглядах на определение метаданных. Например, они могут рассматривать информацию протокола аудита ‎(4) всецело как метаданные. Эти противоположные подходы являются приемлемыми и ценными в их контекстах, но не помогают в определении функциональности систем, и здесь не рассматриваются.

(41) Остаточные метаданные / metadata stub

Подмножество метаданных ‎(40) документа, сохраненных после его отбора и перемещения ‎(25) (в том числе уничтожения), которые являются свидетельством того, что документ существовал и был должным образом перемещен или уничтожен.

(42) Неструктурированное дело / non-case file

Любое дело ‎(34), не являющееся досье ‎(9).

(43) Открыть, открытый / open

(действие) Процесс создания нового дела ‎(34), раздела ‎(66) или тома ‎(74), способного принимать дополнительные официальные документы ‎(52).

(прилагательное) Определяетдело ‎(34), раздел ‎(66) или том ‎(74), которые еще не были закрыты ‎(17), и в которые, следовательно, можно помещать дополнительные официальные документы ‎(52).

(44) Владелец / owner

Человек или роль ‎(62), на ком лежит ответственность за официальный документ ‎(52) или агрегацию ‎(3).

Примечание: для использования в MoReq2; законным владельцем ‎(44)официального документа ‎(52)является организация, которая является держателем официального документа ‎(52).

См. также, ответственный за хранение / custodian ‎(21).

(45) Бумажное дело / paper file

Разновидность материального дела ‎(48).

Примечание: примерами бумажных дел среди прочего могут быть папки, конверты, архивные короба и кольцевые скоросшиватели.

(46) PDF

Portable Document Format (дословно «переносимый документный формат») – формат файла ‎(35)используемый в первую очередь для представления двумерной информации.

Примечание: В момент составления текущей версии спецификации MoReq2, этот формат является собственностью компании Adobe Inc., но последняя версия формата PDF (v 1.7) рассматривается как Международный стандарт (ISO/DIS 32000). Включение термина PDF в глоссарий никоим образом не является поддержкой. Дополнения, касающиеся трехмерной информации, находятся в процессе разработки.

(47) PDF/A

Подмножество PDF ‎(46), разработанное для архивного использования, как определено в серии стандартов ISO 19005.

(48) Материальное дело / physical file

Устройство для хранения материальных документов ‎(26)и материальных официальных документов ‎(49).

Источник: Функциональная спецификация PRO (см.приложение 1).

См. также: «бумажное дело ‎(45)»

(49) Материальный официальный документ / physical record

Официальный документ ‎(52), хранящийся на материальном носителе вне СУЭОД ‎(32) и не управляемый ею непосредственно.

Примечание: примерами являются бумажные официальные документы ‎(52), официальные документы ‎(52) на микрофильмах, а также электронные официальные документы ‎(31), хранящиеся на сменных носителях информации так долго, что официальные документы ‎(52) не могут управляться СУЭОД ‎(32) непосредственно.

(50) Представление / presentation

Визуальное (и/или аудио) воспроизведение (публикация) образа электронного официального документа ‎(31), обеспеченное при помощи СУЭОД ‎(32), к которому пользователь ‎(68) может обратиться.

Примечание 1: это может включать экранный показ, напечатанные, аудио- и мультимедиа- представления.

Примечание 2: точная сущность представления может определяться программным и аппаратным обеспечением. Обычно различные представления одного и того же официального документа ‎(52)могут отличаться в деталях в зависимости от параметров фонта, длины строки, разбивки на страницы, разрешения печати или экрана, глубины цвета, палитры и т.п. В большинстве случаев эти различия допустимы. Однако в некоторых случаях следует более внимательно относиться к подобным эффектам, эти случаи не рассматриваются в данной спецификации.

Примечание 3: в предыдущей версии MoReq для определения данного понятия использовался термин rendition / представление.

(51) Профиль / profile

Набор разрешений, предоставляемых пользователю ‎(68), группе ‎(37) или роли ‎(62).

(52) Официальный документ / record

Информация, составленная, полученная и сохраняемая как свидетельство организацией или лицом в соответствии с требованиями закона или бизнеса.

Источник: ISO 15489 (см. приложение 7).

Примечание 1: могут применяться также местные национальные определения.

Примечание 2: официальный документ ‎(52) может включать в себя один или несколько документов ‎(26) (например, когда один из документов ‎(26) содержит приложение), которые могут быть на любых носителях и в любых форматах ‎(36). Вследствие этого он может состоять из одного или более компонентов ‎(19). В дополнение к содержательной части документа(ов) ‎(26), официальный документ ‎(52) должен включать контекстуальную информацию и, если применимо, структурированную информацию (например, информацию, описывающую компоненты ‎(19) официального документа ‎(52)). Ключевое свойство официального документа ‎(52) есть его неизменность.

Примечание 3: как электронные официальные документы ‎(31), так и материальные официальные документы ‎(49) могут управляться СУЭОД ‎(32).

(53) Тип официального документа / record type

Определяет официальный документ ‎(52), созданный на основе документа ‎(26) соответствующего типа документа ‎(27).

(54) Цензурировать / redact

Процесс сокрытия конфиденциальной информации в официальном документе ‎(52).

Примечание 1: это может включать наложение непрозрачных прямоугольников, чтобы скрыть имена, подписи и т.п. (электронный ‎(29) эквивалент цензорского контроля бумажных документов ‎(26) с чернилами), иные методы сокрытия информации, а также удаление отдельных страниц из копии официального документа ‎(52).

Примечание 2: во всех случаях подлинник электронного официального документа ‎(31)не подвергается изменению. Редактирование производится только над копией электронного официального документа ‎(31), такая копия называется «выпиской из официального документа ‎(55)».

(55) Выписка из официального документа / redaction

(из официального документа ‎(52)) Копия официального документа ‎(52), в которую были внесены некоторые изменения с целью удаления или маскировки некоторой информации, но не добавляющие или изменяющие существующее содержание документа.

Источник: определение экземпляра/“instance” в функциональной спецификации PRO (см. приложение 1).

Примечание 1: изменения обычно производятся в результате требований по ограничению доступа к информации. Например, официальный документ ‎(52) может быть доступен в виде копии только после того, как из него удалены имена и/или собственноручные подписи, в этом случае создается выписка, в которой имена и/или подписи не видны. Процесс маскирования иногда связан с цензурированием ‎(54).

Примечание 2: В предыдущей версии MoReq для определения данного понятия использовался термин “extract”.

(56) Регистрация / registration

Действие по присвоению официальному документу ‎(52) уникального идентификатора в системе.

Источник: ISO 15489 (см.приложение 7).

Примечание: в контексте MoReq2 регистрация является частью процесса захвата ‎(8).

(57) Преобразовывать / render

(действие) Процесс создания образа ‎(59).

(существительное) См.: образ / rendition ‎(59)

(58) Рандеву / rendezvous

Определенный момент в деловом процессе, когда два или более параллельных процесса сливаются в единый общий поток управления.

Источник: "Workflow Management Coalition Terminology & Glossary, issue 3.0". («Коалиция управления деловыми процессами. Терминология и глоссарий, издание 3.0»).

(59) Образ / rendition

(существительное) Воспроизведенный электронный официальный документ ‎(52)иликомпонент ‎(19)с использованием одного или несколько формата файла(ов) ‎(35), отличного от исходного формата файла(ов) ‎(35) .

(действие) См.: преобразовывать / render ‎(57) (прим. переводчика: преобразовывать ‎(57) – это создавать образ)

Примечание 1: процесс преобразования ‎(57) обычно производится с целью сохранения электронных официальных документов ‎(31), а именно чтобы свести к минимуму риск утраты доступа к их содержанию со временем. Например, официальные документы ‎(52), созданные в патентованных (непубличных, редких) форматах файлов ‎(35), могут быть сохранены как образы в стандартном формате ‎(36), таких как PDF/A ‎(47) или XML.

Процесс преобразования ‎(57) официального документа ‎(52) означает преобразование ‎(57) некоторых или всех его компонентов ‎(19). После преобразования ‎(57), официальный документ ‎(52) может содержать то же количество компонентов ‎(19), что и до него, а может содержать иное число компонентов ‎(19). Например, официальный документ ‎(52) состоящий из 30 компонентов ‎(19) включает 10 растровых образов в формате файла ‎(35) GIF, которые могут быть преобразованы ‎(57) несколькими способами, например:

¨ Преобразование ‎(57) в формат файла ‎(35) PDF/A ‎(47): в этом случае изначальный официальный документ ‎(52) состоит из 30 компонентов ‎(19), а его образ состоит всего из одного компонента ‎(19).

¨ Преобразование ‎(57) GIF компонентов ‎(19) только в формат файла ‎(35) JPEG: в этом случае и исходный официальный документ ‎(52) и его образ имеют по 30 компонентов ‎(19), к тому же, некоторые из объектов в образе будут изменены (искажены), за счет особенностей JPEG-формата хранения изображений по отношению к прежнему GIF-формату изображений.

Примечание 2: термин "rendition" использовался с другим значением в предыдущей версии MoReq.

(60) Опись / repertory

Список существующих заголовков дел ‎(34) для нижележащих уровней схемы классификации ‎(14).

(61) Порядок хранения, отбора и передачи / retention and disposition schedule

Формальный регламент, определяющий срок хранения и последующие действия по отбору и передаче ‎(25), назначенные для официальных документов ‎(52), описываемые в виде графика работ.

Источник: адаптирован из глоссария по хранению документов Национальных Архивов Австралии.

Примечание: в предыдущей версии MoReq назывался "retention schedule" / «порядок хранения».

(62) Роль / role

Совокупность разрешений на доступ к функциональным возможностям системы, предоставленная предопределенному подмножеству пользователей ‎(68).

Источник: Функциональная Спецификация PRO (см.приложение 1).

(63) Гриф ограничения доступа / security category

Один или несколько терминов, ассоциированных с официальным документом ‎(52)или агрегацией ‎(3), которые определяют правила доступа к ним.

Примечание 1: грифы ограничения доступа обычно назначаются на уровне организации или на государственном уровне. Примерами грифов ограничения доступа в государственных организациях в большинстве европейских стран являются: «Совершенно секретно», «Секретно», «Конфиденциально», «Ограниченного доступа», «Без ограничения доступа». Иногда эти грифы сопровождаются дополнительными терминами, такими как «Только для сотрудников» или «Персонал».

Примечание 2: этот термин не является общеупотребительным. Он применяется в MoReq2 вместо термина «классификация», чтобы избежать путаницы с пониманием классификации ‎(12)в управлении документами.

(64) Уровень допуска / security clearance

Один или несколько терминов, ассоциированных с пользователем ‎(68), которые определяют, к документам с какими грифами ограничения доступа ‎(63)каждый пользователь ‎(68) имеет доступ.

(65) Остаточный / stub

См. Остаточные метаданные / metadata stub ‎(41).

(66) Раздел / sub-file

Смысловое подразделение дела ‎(41).

Примечание: разделы часто используются в сфере управления досье ‎(9). Обычно каждый раздел озаглавлен, а также каждый раздел используется для хранения специфического типа или типов официальных документов ‎(52) по одному направлению деятельности, например «счета-фактуры», «оценочные документы» или «корреспонденция». Они могут, однако, также использоваться аналогичным способом в среде управления неструктурированными делами ‎(42).

(67) Передача / transfer

Процесс переноса завершенных производством электронных ‎(29) дел ‎(34) вместе с их метаданными ‎(40) в другую систему.

Источник: определение адаптировано из функциональной спецификации PRO (см. приложение 1).

Примечание 1: дела ‎(34) часто перемещаются вместе с другими делами ‎(34) в составе класса ‎(11) в схеме классификации ‎(14)в целях переноса дел ‎(34) в архив на постоянное хранение.

Примечание 2: см.также экспорт ‎(33).

Прим. переводчика: перемещение также осуществляется в ведомственный архив или на государственное хранение.

(68) Пользователь / user

Любое лицо, использующее СУЭОД ‎(32).

Примечание 1: это может включать (в числе прочего) администраторов ‎(2), сотрудников организации, представителей общественности и внешних организаций, например, аудиторов.

Примечание 2: пользователь ‎(68) может как иметь роли ‎(62), так и быть членом групп ‎(37).

(69) Группа пользователей / user group

См.: «группа ‎(37)»

(70) Профиль пользователя / user profile

Профиль ‎(51) пользователя ‎(68).

(71) Роль пользователя / user role

Ряд функциональных разрешений, предоставляемых пользователям ‎(68), которым разрешено совершать действия по управлению официальными документами ‎(52).

Пользователь ‎(68) может иметь несколько ролей пользователя, но только один профиль пользователя ‎(70).

Примечание: в MoReq2 этот термин используется также для определения людей с их правами доступа к системе.

(72) Версия / version

(документа ‎(26)) Состояние документа ‎(26) в некоторый момент его разработки.

Источник: Функциональная спецификация PRO (см. приложение 1).

Примечание: версией обычно считается один из проектов документа ‎(26) или окончательный документ ‎(26). В некоторых случаях, однако, законченный документ ‎(26) существует в нескольких версиях, например, техническое руководство. В других случаях переводы являются версиями. В противоположность этому официальный документ ‎(52) не может существовать более, чем в одной версии, см. также «выписка из официального документа ‎(55)».

(73) Особо важный официальный документ / vital record

Официальный документ ‎(52), который является существенно важным для функционирования и/или выживания организации во время и/или после чрезвычайной ситуации.

(74) Том / volume

Часть раздела ‎(66).

Примечание: тома создаются для улучшения управляемости содержимого разделов ‎(66) путем разбития его на отдельные не слишком большие единицы учета. Деление на тома является скорее механическим (по числу официальных документов ‎(52) или по датам), чем смысловым.